Toen Iwan Holleman wegging bij het KNMI waar hij wetenschapper was, en managing director van een onderzoeksinstituut werd bij de Radboud Universiteit (RU), waren er twee soorten reacties van de oud-collega’s: “Dan ben je geen wetenschapper meer!” en “Dat je dat durft!”. Iwan is inmiddels Directeur Bedrijfsvoering voor de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) bij de RU. Hij merkt juist dat hij veel voordeel heeft van zijn wetenschappelijke achtergrond.
Verhalen over onderzoeken
Iwan is faculteitsdirecteur van de FNWI. Onder zijn verantwoordelijkheid vallen onder meer Financiën, HRM, Facilitaire Zaken, ICT en het Onderwijscentrum. “Ik heb in mijn werk veel te maken met wetenschappers”, vertelt hij. “Ik merk dat ik met mijn achtergrond makkelijker door hen word geaccepteerd. Hoogleraren komen mij bij langs met verhalen over hun onderzoek. Dat doen ze minder snel bij iemand zonder wetenschappelijke achtergrond. Ik ervaar geen wrijving tussen wetenschappers en bedrijfsvoerders. Als je adequate ondersteuning geeft, dan wordt dat juist erg gewaardeerd”.
“Werkt het zo ook?”
“Vanuit de bedrijfsvoeringskant hebben we natuurlijk te maken met kaders. Belangrijk hierbij is dat je je daar niet in verliest. Je moet ook denken vanuit de beleving van de wetenschapper. Ik begin bijvoorbeeld nooit met: ‘Dit kan niet en dat ook niet’, maar draag mogelijke oplossingen aan en zeg: ‘Werkt het zo ook?’ In mijn vak is het belangrijk dat je binnen de kaders creatief meedenkt. Maar neem mensen ook administratief werk uit handen en zorg voor een goede ondersteuning. Dan heb je al heel wat gewonnen”.
Selfservice is geen besparing
Veel organisaties kiezen voor een verregaande vorm van selfservice om efficiënter te kunnen werken en geld te besparen. Iwan is hier geen is hier geen voorstander van. “Het wordt verkocht als winst, maar het is een verschuiving van werkzaamheden. Het komt er vaak op neer dat een hoogleraar administratief werk zit te doen. Op papier spaar je geld uit, maar in werkelijkheid is dat natuurlijk niet zo. Al is het wel verleidelijk. Je kunt je echt mee laten slepen in zo’n mooie portal voor hoogleraren”.
Het spel van draagvlak creëren
Een belangrijk facet van in Iwan’s werk is het spel van draagvlak creëren. “Vorig jaar zijn we bezig geweest met de invoering van een nieuw bekostigingsmodel. Het vorige model was zeer ingewikkeld, niet transparant en nauwelijks te controleren en te beheren. Je verwacht dan, dat iedereen heel blij is als dit probleem opgelost wordt. Maar wat me verbaasde, was de tijd die we kwijt waren aan het creëren van draagvlak. Er zijn zoveel mensen die meepraten. Het risico hiervan is dat je iedereen tevreden wil stellen en het nieuwe systeem uiteindelijk net zo ingewikkeld wordt als het oude”.
Breed geaccepteerd
“We moeten dus een heel pad afleggen om tot invoering van een nieuw systeem of werkwijze te komen. En zelfs als het systeem is ingevoerd, ben je er nog niet. Het moet dan ook nog breed geaccepteerd worden. Je verzandt hierbij snel in discussies: veel mensen redeneren vanuit hun eigen belevingswereld. We werken hier met slimme en betrokken mensen en de invoering van het nieuwe bekostigingsmodel was uiteindelijk succesvol, maar het hele proces ernaartoe heeft me wel verrast. Dan denk je: ‘Nu zijn we er wel’ en dan blijkt dat toch niet zo te zijn”.
Het grote geheel
“Nu is er weer een soortgelijk traject op handen. Dan ben je wel even huiverig. Maar het is eigenlijk alleen lastig als je er middenin zit. Stap je er even uit en bekijk je het grotere geheel, dan merk je dat er toch heel veel is bereikt”.
Praktijkcase
Evaluatie van de onderwijsorganisatie van de faculteit NWI
Momenteel is er binnen de faculteit NWI een verandertraject gaande. Iwan Holleman is samen met de andere faculteitsbestuurders verantwoordelijk voor dit traject. Fundatis ondersteunde hen daarbij.
De achtergrond
In 2012 onderging het Onderwijscentrum (OWC) van de faculteit een herstructurering. Het OWC werd centraal gepositioneerd en men ging werken op basis van werkprocessen en activiteiten en niet meer op basis van de verschillende opleidingen. Begin 2016 gaf het faculteitsbestuur Fundatis de opdracht om de hele onderwijsorganisatie (OWC en haar directe omgeving) te evalueren.
Bijdrage Fundatis
“Wij waren erg blij met het heldere rapport van Fundatis”, vertelt Iwan Holleman. “Toen we de bevindingen deelden binnen de organisatie, was er veel herkenning. De conclusies en aanbevelingen werden breed gedragen. Tijdens de zomerperiode heb ik samen met de vice-decaan Onderwijs en het Hoofd Onderwijscentrum overleg gehad met de onderwijsdirecteuren over de onderwijsorganisatie, het takenpakket bij diverse rollen en functionarissen en de behoefte aan beleidsondersteuning. Inmiddels heeft dit geleid tot een nieuwe overlegstructuur en organisatiemodel”.
Het vervolg
“We gaan de komende tijd aandacht geven aan de aanpassing en/of verduidelijking van de hiërarchische en functionele aansturingslijnen. Daarnaast starten we met de herformulering van de missie van het OWC. We willen de onderlinge verhoudingen binnen en buiten het OWC verbeteren en gaan aandacht besteden aan de vereenvoudiging van de curricula van de opleidingen”.