Bij architectuur van de informatievoorziening denken mensen al snel aan minder beslisvrijheid en vooral veel regels op papier. Hans Outhuis (Corporate Informatiemanager) en Arjen ter Horst (Informatiearchitect) van Saxion Hogeschool houden het juist graag praktisch en werkbaar. En dat lijkt goed te lukken. Wij vroegen hen hoe ze dit voor elkaar kregen.
Niet onder architectuur, maar met architectuur werken
Hans begint altijd graag met een anekdote: ‘Architectuur was vroeger een vies woord. De architecten waren mannen die platen aan de muur hingen met daarop precies beschreven hoe iedereen moest werken. Er mocht ineens niets meer. Binnen Saxion veranderde dit beeld toen we met concrete vraagstukken aan de gang gingen. Systeemeigenaren lagen soms in de clinch over de koppelingen tussen verschillende applicaties. Toen we voorstelden dat het misschien handig was om hier generieke afspraken over te maken, vonden ze dat een goed idee. Zo gingen we met architectuur werken in plaats van onder architectuur’.
Spelregels van ons allemaal
‘Het grote gevaar bij architectuur is dat de architecten alles uitdenken en het vervolgens “opleggen” aan de organisatie’, vertelt Arjen. ‘Maar het moeten juist spelregels zijn van ons allemaal. Om dit te bereiken is het essentieel dat binnen een instelling duidelijke domeinen zijn afgebakend. Domeinen zijn bijvoorbeeld Onderwijs, Financiën en HRM. Elk domein heeft een eigenaar. Deze eigenaar is het aanspreekpunt van en eindverantwoordelijk voor het domein over de informatievoorziening. Wij als architecten gaan met deze domeineigenaren in gesprek. We praten over de processen die er binnen het domein zijn en wat iedereen wil bereiken. Vervolgens bekijken we samen hoe we deze doelen kunnen bereiken. We maken duidelijke afspraken en spelregels over hoe we met bepaalde situaties (bijvoorbeeld wijzigingen) omgaan. Als die situaties vervolgens ontstaan dan kunnen we de eigenaren aan de afspraken herinneren. Hierdoor voorkom je wrijving en zelfs ruzies. Je kunt wijzigingen sneller en efficiënter doorvoeren’.
Overview
‘Ons voordeel is dat we overview hebben’, zegt Hans. ‘Doordat we steeds in gesprek zijn met de domeineigenaren, weten we hoe de informatievoorziening bij Saxion in elkaar zit en hoe de processen werken. We weten hoe alles met elkaar samenhangt en welke invloed veranderingen in het ene proces op de andere processen (in de verschillende domeinen) hebben. Ook zijn we goed op de hoogte van de visie binnen de organisatie. Als er bijvoorbeeld een beslissing genomen moet worden over de aanschaf van een nieuwe applicatie, dan kunnen we de lijn helpen een oplossing te bedenken die praktisch is en ook binnen de visie past’.
Processen en systemen in balans houden
‘Een andere belangrijke taak van architecten is het in balans houden van de processen en de systemen’, gaat Hans verder. ‘Proceseigenaren staan binnen een organisatie voor het doel. Systeemeigenaren staan voor het middel. Vaak is er spanning tussen deze twee. Hoe groter een organisatie wordt hoe meer we het systeem als houvast gaan gebruiken. Het gevaar hiervan is dat we het doel uit het oog verliezen’. ‘Wij als architecten redeneren niet alleen vanuit de systemen, maar houden ook het doel voor ogen’, vult Arjen aan. ‘Dat kunnen we ook omdat we steeds naar de langere termijn kijken en de visie in beeld hebben’.
Organisatiesensitief
‘Een goede architect moet organisatiesensitief zijn en de organisatie snappen’, vertelt Arjen. ‘Hij of zij moet het verschil weten tussen gelijk hebben en gelijk krijgen. Werk je niet op deze manier dan verwordt de functie al snel tot die van een boeman die bepaalt hoe anderen moeten werken. Iemand die in zijn ivoren toren plannen maakt en pakken papier produceert die niemand snapt of wil gebruiken. Wij denken dat we op de goede weg zijn binnen Saxion. Ondanks de druk op kostenbesparing wil Saxion blijven investeren in werken met architectuur. En dat zegt voor ons wel genoeg’.
De informatie-architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen IT-toepassingen en gegevensverzamelingen. Hiermee worden de relaties met informatie en communicatie als bedrijfsmiddelen/productiefactoren van een organisatie inzichtelijk. De informatie-architectuur is daarmee een onderdeel van de Informatievoorziening binnen een organisatie.