In mijn werk als projectmanager in het Hoger Onderwijs heb ik diverse malen de vraag gekregen: “Hoe kunnen we onze stages het beste ondersteunen?” Zo heb ik voor de Hogeschool van Amsterdam in 2014 binnen de toenmalige Sharepoint leeromgeving een stageonderdeel ontwikkeld, in 2016 heb ik bij de faculteit Maatschappij en Recht het stage-ondersteunende pakket OnStage geïmplementeerd en in 2017 heb ik bij de Vrije Universiteit binnen de faculteit Bètawetenschappen een pilotproject voor stageondersteuning opgestart met KL-APP, een pakket waar medische faculteiten coschappen mee plannen en ondersteunen. Tenslotte heb ik in 2018 voor de Universiteit Gent een onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van de digitale ondersteuning van het stageproces binnen de universiteit met één systeem. In dit artikel deel ik mijn ervaringen en kennis over de ondersteuning van stages in het Hoger Onderwijs. Eerst bespreek ik de soorten stages en de rol van stages in het curriculum, vervolgens doorloop ik een aantal vaste stappen die in elk stageproces terugkomen en sluit af met de systemen die de stageprocessen (kunnen) ondersteunen.

 

Soorten stages

Projecten rond stages zijn complex en dat begint al met het begrip stage. Een stage is een onderdeel van een opleiding waarin een student theorie in de praktijk brengt. Daar valt veel onder; van snuffelstage tot coschap, van een Pabo-student die in zijn laatste jaar 75% van zijn tijd stageloopt tot een rechtenstudent die stage als een keuzevak kan opnemen. Probeer alle soorten stages op een rijtje te zetten en je begrijpt het probleem: snuffelstage, ervaringsstage, uitwisseling-stage, voorbereidende stage, leer-werkstage, verplichte stage, keuzestage, vrijwillige stage, bachelor stage, master stage, afsluitende stage en ga zo maar door. Aan deze stages liggen verschillende processen ten grondslag, van een dag meelopen bij een bedrijf of instelling tot een stage van 20 weken waarmee de student zijn competenties bewijst om te mogen afstuderen.

Rol van stage in het curriculum

Een ander aspect dat meespeelt bij de vraag hoe je een stage het best kunt ondersteunen of vormgeven is de rol die de stage speelt in het curriculum. Zo is er een groot verschil tussen HBO en WO-opleidingen. Het HBO is van oudsher erg gericht op stages, de student wordt opgeleid voor een sector en het is van belang dat er in de praktijk geleerd wordt en ervaring wordt opgedaan. In het WO is dit minder, maar zie je de laatste jaren een toename van het aantal stages. Het beroepsperspectief speelt daar een steeds belangrijker rol. Studenten willen graag stagelopen omdat het voor hen het eerste contact met het werkveld is en de eerste mogelijkheid tot een betaalde (vervolg)baan.

Binnen WO en HBO zijn grote verschillen in de rol van de stage per sector; met als traditionele grootgebruikers de leraren- en gezondheidszorgopleidingen. Dit zijn over het algemeen de eerste opleidingen met eigen systemen voor de ondersteuning van stages en met instrumenten om leeruitkomsten te kunnen meten, bijvoorbeeld met een portfolio.

De stage en de rol van de stage in het curriculum kan dus enorm verschillend zijn. Toch zijn er in elk type stage een aantal vaste processtappen te onderscheiden, per type stage kunnen stappen meer of minder nadruk krijgen. Hieronder een overzicht en een korte beschrijving van die processtappen.

Stageprocessen

Aanbod

Iedere stage begint met het verzamelen van stageaanbieders. Meestal hebben opleidingen een min of meer vast aanbod, dat elk jaar iets fluctueert. Vaak worden alumni benaderd om stagiaires in te zetten. Voor grote, meer algemene opleidingen zoals bijvoorbeeld bedrijfskunde, communicatie en psychologie is het een flinke opgave om voldoende stageaanbieders te vinden. Zij zijn niet geneigd om adressen van stageaanbieders te delen, benaderen de aanbieders zorgvuldig, organiseren interessante events en doen aan acquisitie om aanbieders binnen te halen.

Er zijn echter ook sectoren, zoals bijvoorbeeld techniek en ICT, waar de aanbieders voor het oprapen liggen en waar de student kan kiezen uit diverse lucratieve aanbiedingen. Hier doen bedrijven veel moeite om stagiaires aan te trekken, je ziet dit onder andere aan de omvang van de stagemarkt en de sponsoring van de studievereniging.

Naast het aanbod vanuit de opleiding mogen studenten vaak ook zelf stagebedrijven zoeken. Het bedrijf of instelling, de begeleider en de stageopdracht moeten dan wel aan bepaalde eisen voldoen.

Voorbereiding

Een belangrijk onderdeel van een stage is de voorbereiding. Studenten moeten nadenken en beargumenteren waarom ze een stage willen doen en komen (soms voor het eerst) in aanraking met bedrijven/instellingen in het veld. Een onderdeel van die voorbereiding kan zijn het maken van een CV en schrijven van een sollicitatiebrief en het oefenen van sollicitatiegesprekken, maar ook het maken van een ontwikkelplan: wat wil je leren en welke competenties wil je ontwikkelen?

Matching en planning

Dit proces kent vele smaken, van: een student vindt een stage en gaat beginnen, tot lijstjes met voorkeuren van studenten, voorkeuren van bedrijven en een match op basis van een aantal criteria. De meest uitgebreide planning bestaat in de sector gezondheidszorg, waar studenten soms al voor de komende twee jaar worden ingepland op basis van voorkeuren van de student en criteria vanuit de opleiding. Dit planningsproces is gecompliceerd en vraagt om een heel specifieke ondersteuning. Bij veel opleidingen is er een afgesproken tijdvak waarbinnen de grootste groep studenten op stage gaat en daar is het ondersteunende proces ook op ingericht.

Start

De start van de stage wordt gemarkeerd door veel formele momenten. Een contract/overeenkomst wordt ondertekend tussen student, opleiding en stageaanbieder, eventueel aanvullende documenten zoals geheimhoudingsverklaringen, risico-inventarisaties en soms zelfs inentingen. Daarnaast moet om te kunnen starten de stageopdracht zijn vastgesteld en goedgekeurd.

Begeleiding

De begeleiding van de stage gebeurt vanuit twee kanten: de opleiding en het bedrijf/de instelling. Binnen de opleiding is er een groep stagebegeleiders die (vaak) getraind is om studenten te begeleiden. Zij maken de stagehandleiding en organiseren terugkomdagen voor de stagiaires waarbij er op een intervisieachtige manier de problemen van stagiaires worden besproken. Dit verschilt echter per sector.

De mate van training van de begeleiders uit het bedrijf of de instelling verschilt. Er zijn opleidingen, zoals gezondheid, hulpverlening en lerarenopleidingen die verplichte trainingen organiseren voor de stagebegeleiders vanuit de instellingen en ook voor hen terugkomdagen en intervisie organiseert. Dit hangt vaak samen met de rol van de stage in het curriculum. De opleidingen met een wat beperktere rol van de stage in het curriculum hebben meestal geen stagehandleiding voor de begeleider vanuit de instelling.

Voortgang

De student loopt stage en levert op afgesproken tijden voortgangsverslagen aan of houdt logboeken bij. Vaak zijn er “go-no go” momenten of mid-term reviews waarbij de opleiding in overleg met de instelling vaststelt of de student de stage op een goede manier invult. Het bezoeken van de student op de stageplek verschilt, de meeste opleidingen bezoeken de student eenmaal, vaak gecombineerd met een voorgangsgesprek.

Beoordeling

De stage wordt vaak beoordeeld op basis van een eindrapport met eventueel een presentatie voor de opleiding en de stageaanbieder. De opleiding gebruikt beoordelingsformulieren, vaak met rubrics. De rol van de stageaanbieder verschilt, meestal geeft hij zijn beoordeling via eenzelfde soort beoordelingsformulier met hier en daar wat andere onderdelen. Per opleiding verschilt of en hoe zwaar de beoordeling van de stageaanbieder meetelt in de eindbeoordeling. De eindbeoordeling wordt door de stagebegeleider of coördinator vaak handmatig overgezet in het studenteninformatiesysteem (SIS).

Evaluatie

De opleiding vraagt de student en de instelling door middel van een korte vragenlijst wat ze van de stage vonden en of er verbeteringen mogelijk zijn. Dit wordt ook vaak gecombineerd met een afrondende presentatie en beoordeling.

Archivering

Dit onderdeel verschilt met het soort stage en de rol van de stage in het curriculum. Bij een afstudeerstage gelden heel andere regels en bewaarplicht dan bij een keuzestage of een snuffelstage. Bij een ‘gewone’ lichte stage zal het eindverslag worden beoordeeld, het resultaat ingevoerd en het opgeleverde verslag met beoordeling tijdelijk bewaard, volgens de bewaartermijnen van de instelling.

Bij afstudeerstages is dit een ander verhaal, hier moet een dossier van worden gemaakt, met het verslag, de beoordelingsformulieren van de eerste en tweede beoordelaar en dit moet zeven jaar bewaard blijven voor accreditatiedoeleinden. Als er een (literatuur)onderzoek aan deze stage verbonden zit kan het ook nog zijn dat de instelling het afstudeerwerk via de bibliotheek bewaart en ontsluit.

Communicatie

De studenten worden vrijwel altijd geïnformeerd over de stagemogelijkheden via de digitale leeromgeving (DLO). Deze stagevakken of modules verschillen van andere vakken doordat de student zich al op de stage moet voorbereiden voordat de werkelijke stage start, vaak in een eerder studiejaar. De stagevakken of modules zijn dus minder aan een studiejaar gebonden en hoeven ook niet ieder jaar opnieuw gemaakt. Opleidingen gebruiken daar de mogelijkheden van de DLO om studiejaar onafhankelijke vakken aan te maken. Studenten worden dan of per cohort op dit vak ingeschreven of kunnen zichzelf inschrijven. Vaak worden er daarnaast nog ‘face to face’ stagevoorlichtingen georganiseerd.

De communicatie tijdens de stage gaat vaak nog via mail. Begeleiders vanuit de opleiding houden vaak eigen overzichten bij welke studenten wat hebben ingeleverd.

Stageondersteunende systemen

Door de enorme verschillen in processen bij de stages is het erg lastig om te bepalen welk systeem het meest geschikt is voor de stage. In de huidige markt vind je grofweg drie oplossingen:

1. De totaaloplossing

Als marktleider in Nederland is OnStage hier het voorbeeld van en tevens de enige totaaloplossing voor “al het buitenschools leren” die ik ken. OnStage heeft alle functionaliteiten om de stageprocessen te ondersteunen, al is de planningscomponent wellicht niet voldoende voor sommige medische opleidingen. OnStage biedt een uitgebreid pakker waarmee je het stageproces kunt vormgeven. Het is vergelijkbaar het met een enorme doos met technisch lego. Je kunt er fantastische voertuigen mee bouwen, maar het is wel een klus en je bent vaak lang aan het zoeken naar dat ene onderdeeltje en zonder handleiding bouw je al helemaal niets.

2. De maatwerkoplossing

Dit zijn systemen ontwikkeld door bedrijven die in het verleden heel specifiek voor een opleiding een stageondersteund systeem hebben ontwikkeld. Ik ken KL-APP en Centuri als voorbeelden, maar er zullen er ongetwijfeld meer zijn. Zij hebben voor een opleiding een stageondersteunend systeem gebouwd en kregen vervolgens van andere opleidingen, vaak uit dezelfde sector, hetzelfde verzoek. Het zijn kleinere bedrijven die snel in kunnen springen op de vraag van de opleiding. Ze passen heel snel de procesflow aan. Maar je kunt als opleiding of instelling heel weinig zelf aanpassen of beheren. De snelle en maatwerkoplossing en de beperkte kosten zijn aantrekkelijk voor opleidingen. Om dit soort systemen voor een hele hogeschool of universiteit beschikbaar te maken is een heel ander verhaal.

3. De zelfbouwoplossing

De stageondersteunende systemen zijn ooit begonnen bij een handige docent of ICT-medewerker die in Sharepoint, Access, Filemaker of Java een systeem heeft gebouwd. Een ideale oplossing voor de opleiding, het kost niet veel en het hele proces, of in ieder geval de belangrijkste onderdelen worden ondersteund. Soms zijn deze zelfbouwsystemen door de IT-afdeling in beheer genomen en maken meerdere opleidingen hier gebruik van.

Ondersteuning met DLO

Naast de specifieke stageondersteunende systemen heb je binnen de ‘nieuwste generatie’ DLO’s (Canvas, BrightSpace en Blackboard) een heleboel functionaliteiten die je in kunt zetten binnen het stageproces. Het inleveren en feedback geven op stagevoorstellen, een eindbeoordeling geven, deadlines instellen, “if-then” paden etc. Voor de meeste opleidingen kun je een vrij nauwkeurige proces-inrichting maken in de DLO’s. Bij een keuze voor een totaaloplossing als stageondersteunend systeem zou je dus veel functionaliteiten dubbel hebben, namelijk in je stageondersteunend systeem en ook in je DLO.

Plug in functionaliteiten

Als je onderzoekt welke functionaliteit je mist in een DLO ten opzichte van de processtappen in een stage, kom je uit op de volgende onderdelen:

Aanbod – deze CRM achtige functionaliteit is al in huis bij de meeste onderwijsinstellingen maar kan niet eenvoudig ingezet worden om het aanbod van stages in de DLO weer te geven. Het is uiteraard breder dan alleen het aanbod, het gaat ook om het acquireren en jaarlijks updaten/uitvragen van de stageopdrachten met contactpersonen, locaties etc.

Matching – op basis van de voorkeuren van studenten en stageaanbieders wordt de student gematched. Dit kan op basis van een simpel keuzelijstje van de student met een algoritme dat studenten toewijst aan een stageaanbieder.

Start – het aanleveren van de formele documenten en het digitaal ondertekenen van de stagecontracten tussen student, opleiding en stageaanbieder.

Begeleiding, voortgang en beoordeling door de stageaanbieder – deze functionaliteit zit al in de DLO’s, maar daar hebben externen geen toegang. Dat kan uiteraard via een login van de onderwijsinstelling, maar dan nog heb je niet de oplossing, want een externe stagebegeleider moet alleen de producten van zijn eigen stagiaire zien. Dat zou een soort van portfolio achtige omgeving moeten zijn waar stagiair, de begeleider vanuit de opleiding en die vanuit de stageaanbieder feedback en beoordelingen moeten kunnen geven op producten van de student. Dit alles onder regie van de opleiding, en niet die van de student, zoals bij een echt portfolio.

Dit lijken geen onoverkomelijke functionaliteiten en het wachten is nu op slimme studenten die een plug in bouwen op de DLO’s om dit mogelijk te maken. Leuke stageopdracht misschien?

Over & meer informatie

Pieter Rotteveel is zelfstandig professional en werkt als projectleider voor (ICT) projecten in het onderwijs, de uitgeverijwereld en de culturele sector. Hiernaast is hij een zeer ervaren interim-manager. Via Fundatis heeft Pieter heeft in de periode 2018-2019 bij de Universiteit Gent een onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van digitale ondersteuning van het stageproces binnen de universiteit met één systeem. Wij danken Pieter voor het schrijven van dit informatieve artikel.

Meer weten?

Voor meer informatie of om verder te praten over dit onderwerp, neem contact met ons op via: Anne Floor Erdman.

Download hier de: pdf