‘Post-corona’: herpositionering MS Teams in de Digitale Leeromgeving?

Auteurs: Anne Floor Erdman (Fundatis), Maud Hachmang (Fundatis), Erik Bolhuis (hogeschool Windesheim)

Toen in maart van dit jaar de coronacrisis uitbrak en het gehele onderwijs ineens online ging, wendden onderwijsinstellingen zich massaal tot het gebruik van Microsoft Teams (hierna: MS Teams). Waar MS Teams voorheen een product in de niche van de meeste digitale leeromgevingen (hierna: DLO) was, verschoof de positie van MS Teams ineens naar een meer centrale plek binnen de DLO [1]. Men was positief verrast over het gebruikersgemak en de mogelijkheden. Deze ervaring zette de instellingen aan het denken én aan het twijfelen. Belangrijke vragen werden gesteld: welke positie zou MS teams dan eigenlijk (moeten) hebben in de DLO? Waren de Learning Management Systemen (LMS) de afgelopen jaren dan eigenlijk voor niets aangeschaft? Maar ook: is MS Teams, nu het zo intensief wordt gebruikt, eigenlijk wel betrouwbaar? Raken we niet teveel afhankelijk van één grote leverancier? Kortom, dienen we onze visie op de DLO bij te stellen gezien de veranderende functie van MS Teams in de nieuwe werkelijkheid? Reden te meer om eens op een rijtje te zetten hoe met deze ontwikkelingen om te gaan, zeker nu het online en blended onderwijs zo’n belangrijke plek heeft gekregen en die voorlopig nog wel even zal behouden.

Download hier de: pdf

Verschillende beelden

Ook voordat de onderwijswereld te maken kreeg met het faciliteren van fulltime online-onderwijs in verband met de coronacrisis, bestonden er reeds diverse beelden ten aanzien van de plaats die Microsoft 365 – en MS Teams in het bijzonder – zou moeten innemen in het DLO landschap van instellingen in het MBO, HBO en WO. Die zienswijzen liepen sterk uiteen. Er gingen geluiden op dat Microsoft 365, met MS Teams als basis, voldoende functionaliteiten biedt waardoor het aankopen van een LMS-omgeving overbodig lijkt. Daartegenover bestonden er visies dat MS Teams slechts een handige tool is voor het ondersteunen van communicatie tussen docent en student middels videobellen, maar dat het LMS dé onderwijsondersteunende applicatie zou moeten zijn. En alles ertussenin.

Definities en gebruik

Om richting te geven aan de nieuwe invalshoeken ten aanzien van de positie van MS Teams in de DLO is het nuttig om nog eens na te gaan hoe een DLO gewoonlijk wordt samengesteld.

Processen

DLO’s worden onder andere ingericht met behulp van de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA). De HORA is een verzameling van instrumenten voor het inrichten van de organisatie en informatiehuishouding van universiteiten en hogescholen. De DLO wordt hierin omschreven als het geheel van systemen of applicaties dat het onderwijs en het leren ondersteunt. Studenten en docenten gebruiken het DLO voor veel verschillende onderwijsactiviteiten. Grofweg dient een DLO in de praktijk bij de meeste instellingen ter ondersteuning van onderstaande onderwijsprocessen:

A. Structureren van onderwijs zodat een student weet hoe zijn vak is georganiseerd;

B. Communiceren met medestudenten en docenten over (onderdelen van) een vak;

C. Leeractiviteiten behorende bij een vak (documenten, oefenomgevingen, peer-feedback, achtergrondmateriaal, audiovisueel onderwijs materaal raadplegen of toevoegen e.d.);

D. Beoordelingen ontvangen en raadplegen, in diverse vormen, formatief en summatief, ook in de vorm van feedback en in de vorm van toetsen;

E. Samenwerken tussen studenten en tussen studenten en docenten.

Het Learning Management Systeem (hierna: LMS) wordt in de HORA omschreven als de omgeving die studenten ondersteunt bij het leren en bij de communicatie met medestudenten en docenten over het onderwijs. Waar het bij de DLO gaat om een verzameling van applicaties ter ondersteuning van het onderwijs, spreken we vaak over de term LMS als het gaat om één applicatie[2]. LMS-en dekken over het algemeen de punten A, B, C en D af. Deze omgevingen worden meestal gebruikt in combinatie met specifieke educatieve add-ons voor bijvoorbeeld feedback- en/of portfolio-functionaliteiten. De combinatie van deze systemen wordt de DLO genoemd.

MS Teams is vóór het intreden van de coronacrisis veelal gebruikt als een aanvullende tool ten behoeve van de collaboration-functionaliteit, bijvoorbeeld als het gaat om het samenwerken in een document of het mogelijk maken van peer-feedback. Daarmee paste MS teams vooral goed bij punt E. uit bovenstaande processen. We zien nu dat MS Teams voor meer zaken wordt ingezet dan enkel voor deze samenwerkingsfunctionaliteit. Het systeem vervangt in deze tijden zelfs het fysieke klaslokaal; in MS Teams worden colleges gegeven en studenten communiceren middels dit platform op dagelijkse basis met elkaar en met hun docent. We kunnen hiermee in ieder geval constateren dat MS Teams uit de periferie is gehaald en een steeds belangrijker onderdeel is geworden van de DLO.

MS Teams maakt onderdeel uit van de suite van applicaties die Microsoft 365 biedt. Dit is een pakket dat Microsoft als een schil heeft ontwikkeld op SharePoint om het werken en samenwerken binnen organisaties mogelijk te maken. Belangrijk daarbij is om te constateren dat het niet als een (deel van een) DLO is ontwikkeld. Echter, MS Teams heeft veel functionaliteiten, waardoor het dicht in de buurt komt van een DLO. Helemaal wanneer MS teams aangevuld wordt met andere applicaties uit Office 365. Te denken valt aan een combinatie van MS Teams, Sharepoint en de verschillende learning tools voor optimale samenwerking (collaboration) aan bijvoorbeeld documenten. Zo ontstaat eveneens een vrij complete DLO.

De inrichting van de DLO

Er bestaan intussen verschillende visies ten aanzien van de positie van MS Teams in de DLO. We lichten er twee uit.

De ene kant: MS Teams als kern van de DLO

Een DLO ondersteunt onderwijs vanuit de verschillende didactische uitgangspunten die binnen een instelling worden gehanteerd (van klassiek-klassikaal gedreven naar steeds meer projectgedreven of leeruitkomst-gedreven en de vormen daartussenin). Door de plotselinge overgang naar volledig online leren, is de uitrol van MS Teams in een stroomversnelling geraakt. Het Microsoft 365-platform fungeert als kern van de DLO. MS Teams heeft veel meer een platformfunctie (dan een LMS) en fungeert als landingsportaal voor de gebruikers (‘hub’). Het LMS kan met een integratie worden gebruikt vanaf deze landingsplaats waardoor diverse bronsystemen kunnen worden gekoppeld. Zo maak je gebruik van de data uit andere systemen en maak je deze ‘zichtbaar’ aan de front-end van het portaal. Kort gezegd: in deze visie zijn de functionaliteiten en mogelijkheden van MS Teams toereikend om als kern te dienen van de DLO. Het LMS is een add-on en ondersteunt verschillende onderwijsondersteunende processen (inleveren van werk, beoordelen van werk, groepen vormen, portfolio-functie, beheren en uploaden van content, e.d.).

Het grote voordeel van MS Teams is het grote gebruikersgemak zowel in de communicatie als in de samenwerking. Ook is het een applicatie die doorontwikkeld wordt (zie bijvoorbeeld hier). Er zitten ook nadelen aan MS Teams. MS teams laat goed toe dat maatwerk, aanvullend op MS Teams, door een instelling wordt ontwikkeld en toegevoegd. Door de regelmatige updates van MS Teams vragen maatwerk toevoegingen voortdurend om extra onderhoud, om te blijven werken in combinatie met MS teams. De initiële kosten voor het gebruik van MS Teams zijn relatief laag omdat de kosten voor het onderhouden van maatwerk oplossingen geen onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Ook zijn er kosten voor het (voortdurend) ontwikkelen en aanbieden van training, door de regelmatige updates en maatwerk oplossingen. Daarnaast vragen instellingen zich ook af of het verstandig is om je op een dergelijke manier te verbinden met een partij als Microsoft (vendor lock-In en mogelijk ethische bezwaren).

De andere kant: het LMS als kern van de DLO

Hoe gemakkelijk MS Teams ook werkt en welke functionaliteiten MS Teams ook allemaal heeft, het blijft een applicatie die niet ontwikkeld is als DLO. Alleen een applicatie die voor dat doel ontwikkeld is, zou de kern van de DLO moeten zijn. Daarbij komt dat de huidige LMS-en van de grote aanbieders van dit moment tegenwoordig zodanig zijn doorontwikkeld, dat ze nauwelijks meer onderdoen voor specifiek ontwikkelde applicaties (bijvoorbeeld applicaties waarmee studentenwerk wordt ingeleverd en na wordt gekeken). Ook wordt bij de aanschaf van een LMS als DLO een uitgebreid contract aangegaan (inclusief implementatie en training), zodat je weet waar je als organisatie aan toe bent, ook op langere termijn.

Een praktijkcasus, Hogeschool Windesheim

Er zijn dus meerdere mogelijkheden om te kijken naar de positie van MS Teams in de DLO. Maar hoe hiermee om te gaan als je voor de start van een aanbesteding staat? Te gemakkelijk aan MS Teams voorbijgaan kan een situatie opleveren dat er weliswaar een nieuwe DLO is gekomen, maar dat in de praktijk ook heel veel van MS Teams gebruik wordt gemaakt, waarmee mogelijk twee DLO’s naast elkaar worden ontwikkeld.

De Hogeschool Windesheim stond op het punt om via een aanbesteding een nieuw LMS te selecteren omdat de contracttermijn van het oude systeem was verstreken. Echter, vanwege sterke geluiden in de organisatie omtrent MS Teams als mogelijke kern van de DLO, is onderzocht in hoeverre MS Teams de mogelijkheid heeft te functioneren als kern van de DLO, zónder LMS.

Het traject is met de Argumentenfabriek gestart. In een vijftal bijeenkomsten zijn de wensen en behoeften van steeds verschillende studenten, docenten en management opgehaald om in een finale bijeenkomst de argumentenkaart te ontwikkelen, door de wensen en behoeften (argumenten) te organiseren en te wegen. Op deze wijze is een Argumentenkaart ontstaan die inzichtelijk maakt welke behoeften en wensen er in de organisatie leefden. Deze wensen en behoeften zijn opgehaald in het licht van de strategische koers van Windesheim. Deze koers streeft onder andere naar persoonlijke leertrajecten voor alle studenten (zie www.windesheim.nl). Op basis van de behoeften en wensen zijn vervolgens usecases ontwikkeld. Dit zijn cases die fundamentele situaties beschrijven over hoe de DLO dient te functioneren, op basis van de wensen en behoeften uit de organisatie. Een beoordelingscommissie heeft MS Teams beoordeeld als ware het een LMS-pakket; circa 100 studenten en docenten hebben het pakket met behulp van de usecases getoetst. Zou MS Teams de proef met glans doorstaan, dan zou er geen aanbestedingstraject gestart worden. Zo niet, dan zou met dezelfde usecases en de geformuleerde eisen, alsnog een aanbestedingstraject worden gestart.

Resultaten

Dit onderzoek heeft een aantal opmerkelijke inzichten opgeleverd. MS Teams scoorde zeer positief op communicatiemogelijkheden en toegankelijkheid. Studenten en docenten (ook als ze niet ervaren waren) vonden vrij gemakkelijk hun weg in MS Teams. Echter, er kwam een aantal aspecten aan het licht waarop MS Teams minder scoorde. Allereerst was er de presentatie van leermaterialen. Er wordt in MS Teams uitgegaan van een mappenstructuur waarin materialen opgeslagen dienen te worden, die erg beperkend is. Bovendien heeft het makkelijk kunnen communiceren een keerzijde: hoe houd je de verschillende communicatiekanalen in de verschillende Teams-sites overzichtelijk?

Door het ontbreken van technische standaarden, bleek het daarnaast niet goed mogelijk te werken met auteurtools (tools waarmee het mogelijk is om onderwijs vorm te geven en te presenteren, zie bijvoorbeeld: Xerte). Ook de mogelijkheden rondom het afnemen en het beoordelen van toetsen en het en het maken van portfolio’s, bleken zeer beperkt.

Een fundamenteel issue ook voor Windesheim met het gebruik van MS Teams was dat er weinig mogelijkheden zijn voor het flexibel inrichten van het onderwijs; niet alleen gegroepeerd in opleidingen, maar ook over opleidingen heen, waardoor de klassenstructuur doorbroken wordt. De behoefte aan deze flexibiliteit was ook een afgeleide van de strategische koers van Windesheim.

Om de typische LMS-functionaliteiten soepel te kunnen integreren met de communicatie-functionaliteiten van MS teams, zo bleek uit het onderzoek, zijn educatieve interfacing-standaarden nodig en die ontbreken (in m.n. Teams). In de Office 365-suite is met behulp van de verschillende applicaties (bijvoorbeeld MS teams gecombineerd met Sharepoint) een prima DLO te ontwikkelen, maar deze is statisch en vooral goed te hanteren in een situatie waarbij het onderwijs niet teveel flexibiliteit kent. Het ‘meenemen’ van cursusmateriaal, dossiers en onderdelen van dossiers bleek in een DLO die bestaat uit statisch ingerichte applicaties heel (te) bewerkelijk. Het LMS was daarmee de beste kandidaat voor Windesheim om als kern van de DLO te fungeren en als centrale landingsplaats bij het gebruik van DLO onderdelen, zo concludeerde het onderzoek. MS Teams is binnen deze DLO een tool, passend voor specifieke samenwerkingstoepassingen.

En dat brengt ons wellicht bij de belangrijkste conclusie van allen;

Conclusie: de DLO als afgeleide van de onderwijsvisie

Het inrichten van een DLO is idealiter niet gebaseerd op het uitgangspunt van zoveel mogelijk verschillende functionaliteiten, maar op een samenspel van functionaliteiten en geïntegreerde systemen die passen bij het onderwijskundige uitgangspunt van een instelling. Als een instelling kiest voor focus op flexibel en gepersonaliseerd onderwijs, dan is het van belang dat de DLO met deze flexibiliteit mee kan bewegen. Content, studentendossiers en de organisatie van cursussen (en de weergave daarvan in systemen) moeten bij een dergelijke onderwijsvisie makkelijk te verplaatsen en te bewerken zijn, en even gebruikersvriendelijk in het eerste als het laatste studiejaar, zowel bij praktijkonderdelen als bij meer theoretische onderdelen. Soepel geïntegreerde onderwijsondersteunende functionaliteiten en systemen maken in deze situatie gebruik van technische standaarden om de gewenste flexibiliteit mogelijk maken.

Daar waar sprake is van een veel statischer onderwijsvisie/aanpak, en studenten een meer standaard programma volgen, past een meer statische DLO echter heel goed.

De ideale combinatie

Het gebruik van MS Teams is dagelijkse noodzaak en, mede ingegeven door de coronacrisis, een onontkoombare realiteit. MS Teams werkt, in tegenstelling tot het LMS, veel meer als portal en kan daarmee goed als landingsplaats fungeren. Zo kan MS teams, zowel voor studenten als medewerkers binnen een onderwijsinstelling, voldoende ondersteuning bieden bij samenwerking en communicatie.

De functionaliteiten die van oudsher in het LMS worden gebruikt, zijn echter nog onverminderd van belang. Ze worden echter niet meer vanuit de traditionele klassikale manier gebruikt (als toevoeging op fysiek onderwijs) maar als de initiële online cursusomgeving. Gebaseerd op de educatieve standaarden die LMS-en hanteren kunnen educatieve add-ons ook gemakkelijk worden toegevoegd op een gebruikersvriendelijke manier. Zo ontstaat het beste uit twee werelden; toegankelijke en moderne communicatie én een veelvoud aan educatieve functionaliteiten, óók voor instellingen die een steeds flexibeler curriculum voor hun studenten nastreven.

De Office 365-suite wordt steeds meer uitgebreid waardoor het DLO als geheel steeds krachtiger wordt. Echter, MS Teams kan (ondanks de vele mogelijkheden) de toegevoegde waarde van een LMS niet vervangen. Een combinatie van MS Teams (communicatie/samenwerken) en eventueel ook als landingsplaats/platform en het LMS (organiseren van leren) als onderwijsomgeving biedt voor de meeste instellingen verreweg de beste mogelijkheden. Wel moet bedacht worden dat, wanneer de instelling flexibeler wil omgaan met leerroutes, ook beleid ontwikkelt dient te worden waarmee voorkomen wordt dat een duale DLO ontstaat waarin het LMS concurreert met MS Teams en onderwijs in beide omgevingen aangeboden wordt.

Met dank aan

Dit artikel is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met dhr. Erik Bolhuis, Trajectleider MijnRijkeLeeromgeving, van hogeschool Windesheim. Wij danken hem voor zijn inzichten en bijdrage.

Meer weten?

Voor meer informatie of om verder te praten over dit onderwerp, neem contact met ons op via: Anne Floor Erdman.