Hoort u ook steeds vaker de term “Lean” vallen? Dat is niet zo vreemd. Deze filosofie om continu te verbeteren en verspilling tegen te gaan wordt allang niet meer alleen in de industrie toegepast. In het onderwijs levert het ook mooie resultaten op. Michiel van Geloven schreef samen met anderen het boek L2 zorg: Lean leiderschap in de praktijk. Hij vertelt aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden wat lean voor u kan betekenen.

 

Wat is lean?

Lean is een managementfilosofie. Deze filosofie is erop gericht om elke dag en door de hele organisatie heen voortdurend doelgericht te verbeteren om verspilling tegen te gaan. Lean ontstond in de auto-industrie en heeft inmiddels zijn opgang gemaakt in vele branches, zoals de financiële wereld en de zorg. Ook in het onderwijs komen we lean soms tegen, maar wijdverspreid is het zeker nog niet.

Lean focust sterk op processen en in het bijzonder op de vraag: ‘Wat is de toegevoegde waarde van elke processtap voor de klant?’ (in de onderwijswereld meestal de student). Het gaat hier vooral om het verbeteren van de kwaliteit van het primaire proces en is nadrukkelijk niet in eerste instantie een aanpak om de kosten te verlagen.

Hoe kunnen leanprincipes in het onderwijs worden toegepast? Er zijn veel aangrijpingspunten. Een paar korte praktijkvoorbeelden:

1. Het toetsproces

Een interessant proces om vanuit de leanprincipes te bestuderen is de toetsing. Dat is een complexe, onoverzichtelijke keten waarin vele spelers een rol spelen. In elke stap in die keten kan iets mis gaan en elke stap kost tijd, zowel doorlooptijd als “werktijd”.

Een voorbeeld. Een hogeschool neemt veel toetsen digitaal af. Digitale toetsen voor grote groepen worden noodgedwongen afgenomen in verschillende lokalen. Het komt regelmatig voor, dat studenten zich melden bij het verkeerde lokaal. Het is dan een hele puzzel om uit te vinden waar ze wel moeten zijn. Gevolg: onrust, stress en studenten die niet op tijd aan de toets kunnen beginnen.

De coördinator van het toetsbureau schakelt het leanteam in. Samen met alle partijen uit de keten brengen zij eerst de gehele keten in kaart: ze maken een waardestroomanalyse. Het valt meteen op, dat er eigenlijk een schakel mist tussen de faculteit en het toetsbureau. Hierdoor belandt de groepsindeling voor de digitale toetsen soms tussen wal en schip. In een volgende sessie ontwikkelt het team een toekomstbeeld. Hierin werken ze uit hoe het toetsproces er idealiter uit ziet. Via een aantal verbetersessies wordt het toetsproces vervolgens aangepakt. Er komen nieuwe afspraken en procedures. Het resultaat? In de volgende tentamenperiode weten alle studenten precies waar ze moeten zijn.

2. Het curriculum

Zou het primaire proces zelf ook volgens leanprincipes geanalyseerd kunnen worden? En zouden er dan slimmere aanpakken kunnen ontstaan?

Een eenvoudig en herkenbaar voorbeeld van verspilling: op een hogeschool mogen studenten een bepaald vervolgvak pas volgen, als ze het voorgaande vak gehaald hebben. Als een student zakt voor het tentamen van het voorgaande vak, dan zal hij in veel gevallen pas een jaar later het vervolgvak kunnen volgen. Dat kan zomaar tot studievertraging leiden.

De opleidingsmanager bespreekt deze problematiek, die steeds vaker voorkomt, met zijn team. Gezamenlijk stellen ze vast dat hun ‘stip op de horizon’ (in leantermen: true north) is, dat studievertraging als gevolg van het zakken voor een tentamen volledig is uitgebannen. Dit doel zal waarschijnlijk niet volledig gehaald worden, maar in de loop van de tijd wel steeds meer worden genaderd.

Er volgt een waardestroomanalyse. Uit de daarop volgende verbetersessies blijkt al snel, dat het verplaatsen van herkansingsmomenten voor een groot deel van de studenten een oplossing is. Daarnaast wordt het vervolgvak nu tweemaal per jaar aangeboden. Dat kan gemakkelijk omdat een groot aantal studenten dit vak volgt.

3. De productie van readers

Herkent u dit? Het hoofd van de facilitaire dienst van een universiteit ziet met lede ogen aan, dat jaarlijks een flinke stapel readers als oud papier wordt afgevoerd. Tegelijkertijd krijgt hij klachten van studenten dat readers uitverkocht zijn. Hij roept de hulp in van het leanteam.

Het leanteam maakt met een aantal betrokkenen een waardeketenanalyse. Hieruit blijkt onder meer dat sommige gegevens over studentenaantallen pas worden aangeleverd, als de readers al geproduceerd zijn. Dat veroorzaakt bijna altijd een mismatch tussen vraag en aanbod.

Er worden nieuwe afspraken gemaakt in de waardeketen. De drukkerij, de opleidingen, planning&roostering en de studentenadministratie zijn hierbij betrokken. Een jaar later is er nauwelijks meer een overschot aan readers. Daarnaast vragen studenten zelden vergeefs om een bepaalde reader. Ook zijn er veel minder voorraden, waardoor het ruimtebeslag sterk afneemt.

Aan de slag met lean: hoe werkt dat?

De invoering van lean begint vaak op betrekkelijk kleine schaal, in één afdeling. Een enthousiaste trekker en commitment van het management zijn hierbij onmisbaar. Er moeten knopen doorgehakt worden en alle medewerkers van de afdeling moeten tijd kunnen vrijmaken om mee te werken aan procesanalyses. Lean is dus niet iets dat “een consultant” even komt doen. Het hele team wordt erdoor geraakt.

Zie de introductie van lean als een project. Als de eerste afdeling goed op dreef is, dan kunnen er meer aanhaken. Als dat goed gaat, dan kan het te groot worden voor een project. Richt dan een programma in. Onthoud daarbij, dat lean per definitie nooit klaar is. Er is altijd ruimte voor verbetering en voor het nog verder terugbrengen van de verspilling. Autofabrikant Toyota, de “uitvinder” van lean, werkt al tientallen jaren volgens leanprincipes. En ook daar is het nog steeds niet “af”.

Meer weten?

Michiel van Geloven (www.interimichiel.nl) schreef samen met anderen, waaronder twee ervaren leanexperts uit de zorg, het boek “L:² Zorg. Lean leiderschap in de praktijk” . Dit boek is een prima inspiratiebron als u overweegt met lean in het onderwijs te starten. Andere nuttige bronnen zijn Succesvol lean en Praktisch Lean Management.

Fundatis heeft in haar netwerk enkele gecertificeerde leanconsultants. Wilt u sparren met één van hen? Neem dan contact op met Fundatis, 030-687 55 22.