Is uw organisatie ook druk (geweest) met het verwijderen van alle XP werkplekken, voordat het onderhoud op die werkplekken vanuit Microsoft verviel in april 2014? En koppelde u daar meteen een aantal andere doelen aan vast? Een verstandige keuze, maar het heeft u waarschijnlijk wel een groot en complex traject opgeleverd. Als projectleider NUWD (nieuwe universitaire werkplekdienst) bij de Universiteit Leiden heb ik een aantal van dit soort projecten mogen leiden. De lessen die ik daaruit leerde deel ik graag met u. Zo bent u goed voorbereid op een volgende omvangrijke werkplekmigratie.
Geleerde les: heeft u meerdere doelstellingen? Zet een programma op.
Het viel mij op dat veel werkplekprojecten starten met gecombineerde doelstellingen. Een voorbeeld hiervan is:
- migreren van XP naar (minstens) Windows 7 én
- de verschillende ICT-organisaties binnen de instelling integreren in één domein/beheeromgeving én
- een nieuwe verrekenstructuur opstellen én
- een visie ontwikkelen op de ICT-ondersteuning aan een grote en diverse groep gebruikers (enerzijds de kantoorautomatiseringklanten maar anderzijds de wetenschappers met hun vaak zeer specifieke behoeften).
Mijn advies
Om al deze doelen te realiseren volstaat een projectaanpak onvoldoende en is het raadzaam een programma op te zetten. Binnen een programma kunnen immers alle doelen en resultaten worden geborgd vanuit verschillende projecten. De centrale programma-aansturing zorgt voor de noodzakelijke afstemming en aansluiting van de resultaten op elkaar. Een omvangrijke werkplekmigratie voert u immers niet uit voor de korte termijn. U wilt de gebruikers voorzien van een werkplek waarmee zij minstens vijf tot zeven jaar vooruit kunnen.
Geleerde les: betrek bestuurders van de faculteiten nauw bij het programma
Een werkplekmigratie is geen ICT-project. Een werkplekmigratie bestaat uit het inventariseren, ontwikkelen, realiseren en uitleveren van voorzieningen waarmee alle medewerkers van de instelling hun dagelijks werk goed kunnen doen. Er bestaan bijvoorbeeld grote verschillen tussen de manier waarop een bèta- faculteit gebruik maakt van ICT-voorzieningen (rekenclusters, Linux/unix, geavanceerde remote toegang, grote storagevolumes) een letteren faculteit (zeer veel verschillende fonts, intensief gebruik van audio databestanden) en een rechten faculteit (zeer vergaande eisen aan security in verband met dossiers die zijn opgeslagen).
Mijn advies
Om een werkplekmigratie succesvol te laten verlopen is het belangrijk dat de opdrachtverstrekking en programmabesturing op het juiste niveau (college van bestuur) en met directe medewerking van facultaire bestuurders wordt ingericht. Al deze faculteiten moeten voor aanvang van het traject voldoende input verstrekken. Dat betekent dat de faculteiten veel energie moeten steken in het verzamelen en beschikbaar stellen van hun functionele eisen aan de werkplek, vóórdat het programma van start gaat.
Geleerde les: neem beleidskwesties mee in uw werkplekmigratietraject
Een werkplekmigratietraject raakt direct aan een aantal ingewikkelde beleidsvraagstukken, zoals licentie- en software beleid en hardware en BYO/CYO (Bring Your Own/Choose Your Own). Binnen veel instellingen is het erg lastig om eenduidige afspraken te maken voor de hele instelling over bijvoorbeeld software. Welke licentie gebruiken we? Is het een campuslicentie of niet? Wie betaalt het?
Mijn advies
Gaat u een centraal werkplekmigratietraject opstarten? Grijp dan uw kans om de hierboven genoemde beleidsvraagstukken meteen volledig uit te werken. Voorwaarden hierbij zijn wel:
- Laat centrale diensten en facultaire ICT-vertegenwoordigers samenwerken en komen tot besluitvorming.
- De betrokkenen bij de besluitvorming moeten zich bewust zijn van de meerwaarde van bijvoorbeeld het terugbrengen van het totale aantal softwarepakketten naar een beheersbare hoeveelheid. Programmabesturing op het juiste niveau in de organisatie kan daarbij als hefboom fungeren.
Voert u als onderdeel van het migratietraject een requirementsinventarisatie uit onder de gebruikers? Neem dan de requirements ten aanzien van mobiel werken meteen mee. Let u er hierbij wel op dat besluitvorming en kadervorming vanuit centrale diensten en faculteiten gelijk oplopen. Besluitvorming gaat over zaken als: security, beschikbaarheid van licenties, kosten en ondersteunende diensten.
Geleerde les: maak de toegevoegde waarde van de doelen en resultaten voor elke stakeholder helder
Het is niet eenvoudig een businesscase op te stellen voor werkplekmigratie-trajecten en alle subprojecten en doelen. Een doel dat voor een ICT-organisatie volkomen duidelijk is, is dat lang niet altijd voor een faculteit. Softwarerationalisatie is hier een duidelijk voorbeeld van: een faculteit wil het liefst zijn wetenschappers alle software bieden waar zij om vragen. Een ICT-afdeling zal vanwege de complexiteit in beheer en kostenstijging van een enorm softwarepark juist voor vermindering pleiten.
Mijn advies
Een programma kent verschillende businesscases. Voer voordat het programma start een uitgebreide stakeholdersanalyse uit. Zo weet u precies wie waar welke belangen heeft. Communiceer bij aanvang van het programma duidelijk over de toegevoegde waarde van alle doelen en op te leveren resultaten en spits deze expliciet toe op de verschillende stakeholders. Op deze manier voorkomt u tijdrovende discussies tijdens het werkplekmigratieproces.
Geleerde les: houd rekening met erfenissen uit het verleden
Is één van de doelen van uw werkplekmigratietraject het samenbrengen van verschillende ICT-omgevingen binnen de instelling tot één beheeromgeving? Dan zullen gebruikers een verschil in dienstverlening gaan merken.
Mijn advies
Maak de volgende punten onderdeel van het programma:
- Maak in een vroeg stadium inzichtelijk wat er precies gaat veranderen. Bijvoorbeeld: men mocht vroeger rechtstreeks vanuit huis op een stuk van de productie-omgeving inloggen, maar dat kan niet meer in de nieuwe centrale productie-omgeving in verband met veiligheidsrichtlijnen.
- Bespreek de impact van deze veranderingen en de gevolgen voor de gebruikers met facultaire informatie-managers en vertegenwoordigers van gebruikers.
- Ontwikkel een aantal nieuwe diensten om gebruikers goed te ondersteunen en vervangende diensten te bieden wanneer functionaliteit door de migratie wegvalt.
Over het algemeen geldt: hoe eerder de functionele requirements inzichtelijk zijn, hoe efficiënter de nieuwe diensten kunnen worden ontwikkeld.
Wilt u gebruik maken van de expertise van Fundatis over werkplekmigraties? Neem contact op met Anne Floor Erdman via Fundatis ( tel: 06 204 215 39).