Hoe bestuur je een mbo?

Regelmatig organiseert Fundatis een Salon voor haar netwerkleden. Steeds wordt hier een thema verder uitgewerkt. Op 13 oktober waren we te gast bij ROC West Brabant. Rob Neutelings (lid Raad van Bestuur), wisselde met ons van gedachten over het onderwerp: Hoe bestuur je een mbo? En hoe maak je hierbij op een gebalanceerde manier gebruik van KPI’s?

 

Een goede balans tussen soft- en hardcontrols

Om in control te zijn moet een Raad van Bestuur zicht hebben op de prestaties van de organisatie tot op de werkvloer. De neiging bestaat om zoveel mogelijk te meten en (te)veel KPI’s te formuleren. Maar is dit de manier? En hoe zorg je voor een goede balans tussen soft controls (kwaliteit van het onderwijs, cultuur, gedrag, leiderschap, professionaliteit, et cetera) en hard controls (kengetallen over onder andere personeel, financiën en studenten), zodat je hieruit trends kunt filteren en zo beter kunt sturen.

De uitkomsten

De deelnemers aan de salons bestaan uit professionals die werkzaam zijn in diverse projecten in het onderwijs: van ICT tot organisatieverandering. Bij het bespreken van het onderwerp: ‘Hoe bestuur je een mbo’, kwamen dan ook veel verschillende ideeën, meningen en praktijkvoorbeelden voorbij. We delen graag een greep uit de opbrengst met u.

KPI’s

  • “Er zit veel tussen hard- en softcontrols in. Je kunt een softcontrol niet altijd in een hardcontrol gieten”.
  • “Een belangrijke softcontrol is de kwaliteit van mensen die je in dienst hebt. Als je daar handvatten voor hebt, kun je beter bepalen wie je in dienst wil nemen”.
  • “Een KPI is een instrument, geen doel. Mensen moeten zich verantwoordelijk voelen voor de resultaten en die verantwoordelijkheid ook willen nemen”.
  • “Ik zie een tendens dat de onderwijsinspectie steeds meer kijkt naar de softcontrols”.
  • “Informatie over cijfers geeft niet automatisch een kwaliteitsverbetering. Het is belangrijk hoe er naar die cijfers gekeken wordt”.

Onderwijsinspectie

  • “De onderwijsinspectie start vaak met het bevragen van de studenten. Met de uitkomsten hiervan gaan ze verder de organisatie in”.
  • “Kwaliteitsverbetering gaat niet om het tevreden houden van de onderwijsinspectie: je doel moet zijn: goed onderwijs voor je studenten”.
  • “Waarom zou je wachten op de uitkomsten van de onderwijsinspectie? Je kunt als instelling ook zelf inspecties organiseren. Wat de inspectie boven water kan halen, kun je zelf ook. En je kunt hiermee sneller inspelen op zaken die niet goed lopen”.

Kwaliteitsverbetering

  • “Je kunt ROC’s niet over één kam scheren. Als je met kwaliteitsverbetering bezig bent is dit heel anders als je met een goed presterende ROC werkt, of met een ROC dat onder de maat scoort”.
  • “Als je als extern adviseur na een kwaliteitsverbeteringstraject weggaat, moet kwaliteit onderdeel zijn van het dna van de organisatie. Een verbetering op papier betekent nog geen verbetering in de praktijk. Zorg er daarom voor dat alle teams tijdens het traject meegenomen worden. Je kunt nog zulke goede adviseurs inhuren, uiteindelijk moeten de teams in beweging komen”.
  • “Teams weten vaak niet waar ze het voor doen: hoe belangrijk ze binnen een organisatie zijn. Je moet daarom een team belangrijk maken”.
  • “Haal nooit een teamleider van een goed functionerende team af om hem of haar op een slecht functionerende groep te plaatsen met het idee dat dan de kwaliteit wel zal verbeteren. Dit werkt niet”.

Eigen audits

  • “Mensen in een organisatie moeten elkaar ook kunnen bevragen op resultaten. Er moet binnen de organisatie vrije ruimte zijn waarbinnen ze dat kunnen doen”.
  • “Mensen spreken elkaar pas aan op gedrag als ze er echt last van krijgen”.
  • “Maak gebruik van het ‘peer-principe’: laat docenten van de ene school kijken bij collega’s van een andere school”.
  • “Je kunt gebruik maken van een audit-pool. Mensen van verschillende ROC’s kijken bij elkaar in de keuken. Docenten van bijvoorbeeld een timmeropleiding bekijken de timmeropleiding bij de andere school”.
  • “Geef een medewerker binnen een school de rol van auditor. Zo wordt kwaliteitsverbetering niet meer alleen een ‘ding’ van de kwaliteitsmedewerkers”.

Studenten actief betrekken

  • “Neem je klant serieus. Studenten kunnen je heel veel vertellen. Het is zonde als ze eerst aan de inspectie vertellen wat er niet goed gaat. Bij mbo’s wordt vaak gedacht: ‘Wij weten wel wat goed voor jullie is’. Terwijl studenten feilloos knelpunten aan kunnen geven”.
  • “Bij een instelling waar ik werkte gebruiken ze een simpel instrument. Het heet: ‘Heb je genoeg geleerd?’ Na elke les krijgen de studenten een korte vragenlijst met 3 vragen:
  1. Heb je genoeg geleerd vandaag?
  2. Welk cijfer geef je de les?
  3. Heb je nog tips?

Daarnaast wordt periodiek gevraagd: Heb je het idee dat er wat met je input is gedaan? Belangrijk hierbij is natuurlijk wel dat je ook echt aan de slag gaat met de uitkomsten”.

Conclusie

De conclusie van deze bijeenkomst is, dat er niet één manier is om een mbo te besturen. Er zijn veel meningen over en manieren waarop je het kan aanpakken. Je moet de situatie daarom per instelling bekijken. Het gesprek hierover is ook nog niet af, maar het was goed en leerzaam om het onderwerp een keer vanuit verschillende dimensies en door de ogen van verschillende specialisten te bekijken.