Titel: Heeft iemand de overhead nog nodig?
Auteurs: Mark Huijben en Arno Geurtsen
Wie kent ze niet, de prestatieafspraken tussen de Minister van Onderwijs en de hogeronderwijsinstellingen? Eén van de afspraken gaat over de hoeveelheid overhead die de instelling ‘mag’ hebben. Die hoeveelheid is vastgesteld in een overheadbenchmark. De bedenkers van die benchmark schreven een nieuw boek: ‘Heeft iemand de overhead nog nodig?’
Mark Huijben en Arno Geurtsen schreven in 2008 het boek ‘Heeft iemand de overhead gezien?’ En nu is er dan de opvolger: ‘Heeft iemand de overhead nog nodig?’ De noodzaak van het nieuwe boek is glashelder: de opbouw van de overhead van organisaties verandert in sneltreinvaart. En dat hebben Huijben en Geurtsen ook gezien. De overheadwetten uit 2008 gelden nu al niet meer, laat staan in het jaar 2031, het jaar waarnaar de auteurs vooruit kijken.
Wat gaat er veranderen in de overhead?
Wat zijn dan die grote veranderingen in de overhead? De auteurs geven aan: “Een kopgroep van organisaties neemt afscheid van overheadtaken. Geen gebouw meer, geen secretaresses en ook tal van andere functies verdwijnen”. Het speelveld is veranderd omdat door opkomst van digitale technologie organisaties een veel meer netwerkachtig karakter krijgen, waarbij tijd en plaats niet meer te zake doen. Overheadtaken verschuiven naar de lijn, de taken worden ‘tussendoor’ uitgevoerd door medewerkers in de lijn. Hierdoor krimpen de traditionele stafafdelingen in taak en omvang. Je kunt het vergelijken met de bankwereld: ook daar verdwijnen de overheadfuncties op kantoren, omdat klanten via selfservice hun zaken regelen via hun bankierenapp.
De cijfers
Volgens Huijben en Geurtsen zal de traditionele overhead grotendeels ophouden te bestaan. Ze krijgen allemaal een andere vorm: management, personeel en organisatie, informatisering, financiën en control, communicatie, juridische zaken en facilitaire zaken. De auteurs projecteren deze functies in het jaar 2031 en komen tot ingrijpende voorspellingen. Gingen de heren in 2008 nog uit van overheadpercentages van 20%, in 2031 verwachten ze nog 4-6% overhead bij gestegen ICT-kosten. Management heeft nu een omvang van 3,8%. Dat gaat naar 0,5-1%. Dit komt onder meer door de opkomst van systemen die zelfsturing voor teams ondersteunen. Financiën en control zakt van 3,7 naar 1% door het verdwijnen van administratieve functies en veel betere en meer geautomatiseerde informatievoorziening via toegesneden apps. Secretariaten verdwijnen ook met uitzondering van de ‘rechterhand’ van directie en management. De rest van de werkzaamheden doen mensen zelf in de lijn. En de HRM afdeling? Die is alleen nog bezig met het managen van de contracten van de talrijke ZZP-ers die de organisatie rijk is.
Missen we echt niets met de verdwijnende overhead?
Er is natuurlijk een klassiek argument van de aanhangers van het behouden van de staf: de mensen in de lijn zijn veel te duur om die (vaak administratieve) taken uit te voeren! Op dit punt helpen de auteurs die aanhangers vakkundig uit de droom. Uit onderzoek blijkt dat dit verband er niet is. Medewerkers worden niet minder productief van het uitvoeren van deze taken. Ze doen het gewoon snel naast hun gewone werk, zonder productiviteitsverlies. We missen dus niks met de verdwijnende overhead.
De gevolgen voor het onderwijs
Wat betekenen de voorspellingen van de auteurs voor het onderwijs? We zien daar nu al dat ROC’s stoppen met administratieve opleidingen omdat die weinig toekomst meer hebben. Kernvraag is deze: waarom zouden studenten en medewerkers een lager niveau van digitale dienstverlening bij hun onderwijsinstelling verwachten dan bij hun bank of bol.com? Juist, die reden is er niet. Ook onderwijsinstellingen zullen geconfronteerd worden met totaal andere verwachtingen rond overheaddiensten. De verwachting is voortaan: digitaal en selfservice. Dat zal ingrijpende gevolgen moeten hebben op de hoeveelheid overhead binnen de instelling. En dat is in zekere zin goed nieuws, omdat er dan meer geld overblijft voor onderwijs en onderzoek.
Is dit boek een aanrader?
En dan natuurlijk de hamvraag: is het de moeite waard om dit (e-)book te kopen en te lezen? Ja en nee. Nee, omdat het boekje (zonder bijlagen 98 pagina’s) blijft steken in constateren (de overhead verandert en verdwijnt) en voorspellen (van 20% naar 4-6% overhead). Wat mist is ´the next step´: wat moeten we nu gaan doen om ons goed voor te bereiden op de veranderingen van de toekomst? Ja, omdat het boek ons indringend duidelijk maakt dat er veel veranderingen op til zijn in de organisatie van de overhead, ook in het onderwijs. Een uitdaging waar we natuurlijk allemaal graag samen mee aan de slag gaan. Een onderwijsinstelling is het immers aan zijn stand verplicht om de overhead goed en zo minimaal mogelijk te organiseren!
Gegevens van dit boek
Titel: Heeft iemand de overhead nog nodig?
Auteurs: Mark Huijben en Arno Geurtsen
Uitgever: Academic service
ISBN: 9789462200708