De Universiteit Gent wilde de markt opgaan om een toekomstvast, intuïtief, gebruikersvriendelijk en rijk uitgerust Learning Management Systeem (LMS) te verwerven. Dit ter vervanging van het zelf beheerde LMS van de Universiteit Gent, gebaseerd op een doorontwikkelde open source oplossing. Fundatis werd gevraagd om een projectleider en projectcoördinator te leveren die, in samenwerking met de medewerkers van de Universiteit Gent, de aanbesteding tot en met de gunning in goede banen konden leiden.

 

Doelstelling

De doelstelling van de opdracht was als volgt: begeleid Universiteit Gent bij de vervanging van de huidige leeromgeving door een nieuwe moderne leeromgeving. Een voorwaarde die aan de nieuwe leeromgeving werd gesteld was dat het een SaaS-oplossing moest zijn die haar kwaliteit en toegevoegde waarde in het hoger onderwijs heeft bewezen.

studente Gent
Copyright Universiteit Gent

Verschillen Nederland en Vlaanderen

Voorafgaand aan de opdracht waren we benieuwd of we grote verschillen zouden ontdekken tussen dit project bij een Vlaamse instelling en vergelijkbare projecten bij Nederlandse instellingen. Onze conclusie is dat dit op hoofdlijnen niet het geval is. Op detailniveau zijn er wel verschillen te vinden tussen het werken in een Nederlandse en in een Vlaamse instelling: bijvoorbeeld in de organisatie, de cultuur en de taal. De verschillen in taal springen daarbij nog het meest in het oog. Waar wij het in Nederland bijvoorbeeld zeggen dat ‘de docenten die volgende week niet kunnen langskomen, omdat ze momenteel andere zaken aan hun hoofd hebben’, zouden de Vlamingen zeggen dat ‘de lesgevers volgende week niet kunnen afkomen, omdat ze andere katjes te geselen hebben’. De verschillen in taal leiden gelukkig niet tot Babylonische spraakverwarringen, maar zorgen vooral voor een extra vrolijke noot in de samenwerking.

Plan van aanpak en programma van eisen

Net als bij vergelijkbare projecten in Nederland bestond de eerste fase van de oplossing uit twee onderdelen: het opstellen van een gedragen Plan van Aanpak en het opstellen van een Programma van Eisen en Wensen. In het Plan van Aanpak zijn onder andere de doelstellingen, de planning en de begroting van het project tot en met implementatie meegenomen. In het Programma van Eisen en Wensen zijn samen met vertegenwoordigers vanuit het onderwijs en de ICT van de Universiteit Gent de eisen en wensen aan het nieuwe LMS verzameld en tot het juiste detailniveau gebracht. De diverse specifieke eisen en wensen van de Universiteit Gent werden hierbij uiteraard meegenomen om het goed aan te laten sluiten op de eigen onderwijsvisie. Geen van deze eisen en wensen leken voort te komen uit verschillen tussen Nederland en Vlaanderen.

Aanbesteding met onderhandeling

Qua type aanbesteding was er wel een inhoudelijk verschil met aanbestedingen die we hebben geleid in Nederland. In overleg met de afdeling Aankoop is het besluit genomen om te kiezen voor een mededingingsprocedure met onderhandeling. Bij dit type procedure wordt eerst een voorselectie gemaakt van kandidaat-leveranciers aan de hand van minimumeisen (bijvoorbeeld referenties en economische draagkracht). Vervolgens wordt er op basis van een door de instelling opgesteld bestek een initiële offerte uitgebracht door de kandidaat-leveranciers. Deze initiële offerte is niet het eindpunt van de onderhandelingen, maar juist het beginpunt. Behalve over de minimumeisen die zijn gesteld in de eerste fase, valt er op dit moment namelijk over veel aspecten van de initiële offerte nog te onderhandelen. Het grote voordeel van deze aanpak is dat je binnen de procedure veel contact kan hebben met de kandidaat-leveranciers, zodat de specifieke wensen en eisen van de instelling kunnen worden bevraagd en verhelderd. Het resultaat van deze onderhandelingen is een Best and Final Offer (BAFO) van de kandidaat-leveranciers, waarin de kandidaat-leveranciers de input in de onderhandelingsfase hebben kunnen gebruiken om hun offerte aan te scherpen.

Resultaat

Fundatis heeft ervoor gezorgd dat de Universiteit Gent beter naar boven heeft gekregen naar wat voor Learning Management Systeem ze op zoek zijn. Daarbij heeft Fundatis in samenwerking met de afdeling Aankoop van de Universiteit Gent de meest geschikte procedure gekozen en geholpen om de valkuilen die er tijdens een LMS-inkooptraject zijn te vermijden. Hierdoor is de Universiteit Gent met vertrouwen de onderhandelingsfase ingegaan, die in het tweede kwartaal van 2018 zal leiden tot gunning aan één van de kandidaat-leveranciers.

Meer informatie

Voor meer informatie, neem contact op met Anne Floor Erdman via annefloor.erdman@fundatis.nl of Robbie Nijsse via robbie.nijsse@fundatis.nl

Download hier de: pdf