Veel hogeronderwijsinstellingen zijn ermee bezig: het versterken van hun Digitale Leer- en Werk Omgeving (DLWO). In de DLWO komen alle digitale diensten voor alle doelgroepen samen: studenten, docenten, onderzoekers, medewerkers, etc. Hoe regel je eigenlijk de governance hiervan, met al die doelgroepen met hun eigen belangen? Dominique Campman, CIO bij de Erasmus Universiteit, zoekt vooral de eenvoud. Zijn advies? Zorg voor een lonkend perspectief, timmer je route naar het eindresultaat niet van te voren dicht, betrek de doelgroep en maak het niet groter dan het is.
Een helder en aantrekkelijk einddoel
‘Belangrijk aan een traject als de governance van de DLWO is dat je een lonkend perspectief hebt. Weet wat je uiteindelijke einddoel is. En zorg ervoor dat het einddoel gedurende het proces steeds goed zichtbaar blijft. Tijdens een complex proces als een DLWO kun je soms verstrikt raken in het hier en nu en de problemen waar je tegenaan loopt. Een helder en aantrekkelijk einddoel helpt je om de zaken weer in perspectief te zien en vol goede moed verder te gaan’.
Timmer niet alles van tevoren dicht
‘Je hebt mensen die vooral zekerheid willen en van tevoren precies helder willen hebben hoe het gaat worden en hoe het gaat verlopen. Er zijn ook mensen die gaan voor het principe ‘al doende leert men’. Ik val onder de tweede categorie en denk dat je de governance van de DLWO ook het beste zo kunt aanpakken. Je moet niet alles van tevoren willen weten en dichttimmeren. Het probleem bij DLWO is namelijk dat niemand precies weet hoe het zit en hoe het proces eruit moet zien. Daarnaast is DLWO heel dynamisch. In de cloud ontstaan voortdurend nieuwe digitale diensten en je moet de ruimte houden om deze in het traject mee te nemen. Je kunt beter een aantal richtlijnen afspreken en verschillende modellen gebruiken om de weg naar het gewenste eindresultaat vorm te geven’.
Onderscheid doelgroepen
‘Je maakt een DLWO eenvoudiger door doelgroepen te onderscheiden. Bij DLWO heb je te maken met verschillende doelgroepen, zoals studenten, docenten, onderzoekers, medewerkers, maar ook alumni en kandidaat-studenten. Probeer niet alles meteen voor iedereen te regelen, maar start met één doelgroep en definieer per doelgroep de projecten. Het voordeel hiervan is dat de vraag homogener en doelgerichter wordt, je een duidelijk eigenaarschap kan definiëren en dat je een beter beeld hebt van de baten’.
Betrek je doelgroep nauw bij het proces
‘Betrek je doelgroep nauw bij het proces. Ik kan als trekker wel een mooi plan bedenken en opdrachten uitdelen, maar zo werkt het niet. Je moet oog houden voor ontwikkelingen op het gebied van DLWO en daar heb je de mensen uit de praktijk voor nodig. Zij hebben gebruikerservaring, zicht op de ontwikkelingen en kunnen waardevolle informatie inbrengen. Zo gaat de EUR gericht aan de slag met studenten en vraagt hen rechtstreeks naar hun wensen. Waar wil je een dienst zien? Op je smartphone? Je tablet? Ook vragen we studenten om zelf het ontwerp van hún leeromgeving te testen’.
Laat al vroeg in het traject iets zien
‘Om je doelgroep optimaal in te zetten bij het traject is het essentieel om ze aangesloten te krijgen en te houden. ICT is voor veel mensen heel abstract. Ik kan gedetailleerd uitleggen hoe een bepaalde app werkt, maar dan hebben mensen er vaak nog geen goed beeld bij. Belangrijk is dus om al in een vroeg stadium iets te laten zien. Mensen krijgen er dan zicht op. Je krijgt reacties als: ‘Dus als dit het is, dan moet je er ook dit of dat mee kunnen doen’. Op dat moment gaan mensen met je meedenken en krijg je de waardevolle input die je nodig hebt’.
Betrek verschillende stakeholders bij het proces
‘Ik ben geen voorstander van een strakke top-down benadering bij een traject als de DLWO. Het is wel belangrijk dat de verschillende lagen binnen de organisatie betrokken en geïnformeerd worden bij ontwikkeling ervan. Om het werkbaar te houden kun je ervoor kiezen bepaalde groepen (bijvoorbeeld een gebruikersgroep) nauw te betrekken. Vervolgens kun je de managementlaag boven deze gebruikersgroep informeren door aan te geven dat de stappen in samenspraak met de gebruikers zijn genomen. Toets daarnaast gedurende het proces je ideeën bij álle stakeholders. Zo weet je of je op de goede weg zit en bouw je steeds een stukje borging in op weg naar je einddoel’.
DLWO is als freeclimbing
‘Ik zie het hele proces van de governance van de DLWO als ‘freeclimbing’. Onder aan de berg bespreek je met de klimmers hoe de route naar het uiteindelijke doel (de top halen) ongeveer gaat lopen. Heel precies kun je dat niet zeggen, want je weet nooit wat je onderweg tegen gaat komen. Tijdens de klim sla je af en toe een borging en zorg je ervoor dat deze goed vastzit voordat je verder gaat. Uitdagingen en moeilijkheden die je onderweg tegenkomt pak je aan door goed te communiceren en samen te werken. Aan het eind van de tocht wacht de beloning voor al je inspanningen: een prachtig uitzicht’.
Wilt u gebruik maken van de expertise van Fundatis over DLWO-ontwikkeling? Neem contact op met ons op!