Het afgelopen decennium heeft bijna elke onderwijsinstelling haar Studenteninformatiesysteem (SIS) vervangen. Vaak was het doel standaardisatie. Met een standaard systeem en uniforme processen wilden instellingen een betere aansluiting op de onderwijspraktijk en de informatievoorziening realiseren. Maar zijn ze daar ook in geslaagd? Tijd om de balans op te maken.
Wat veranderde er?
Het onderwijs is in hoog tempo veranderd. Dat geldt voor het aanbod en de opbouw van de opleidingen, de financiering, maar ook voor de doelgroepen en hun uiteenlopende wensen en verwachtingen ten aanzien van de dienstverlening. De tijd dat veruit de meeste studenten direct vanuit de middelbare school instroomden ligt inmiddels achter ons. De instroom is nu veel diverser (oud en jong, Nederlandse achtergrond en internationaal). Daarnaast is het aantal studenten in het onderwijs fors gegroeid. Er is veel differentiatie, bijvoorbeeld rondom collegegelden, beurzen en de aanmelding/toelating. Dit heeft geleid tot een veel complexere studentenadministratie. Hierdoor zijn de eisen aan een SIS ook ingewikkelder geworden. Daarnaast stellen studenten en docenten hogere eisen. Ze willen altijd en overal (digitale) toegang tot allerlei studie- en studentgerelateerde informatie.
De vorige generatie SIS applicaties, veelal ontwikkeld in de jaren ‘90 van de vorige eeuw, konden hier niet meer aan voldoen. Instellingen zijn daarom de afgelopen jaren massaal overgegaan op nieuwe SIS. Het werden grote projecten met dito investeringsplaatjes.
Waar staan we nu?
Nu de grote golf van implementaties bijna is afgerond kan de balans worden opgemaakt. Los van of de oorspronkelijke doelstellingen zijn behaald (en daarmee de business case) werken onderwijsinstellingen nu overwegend met standaard systemen en standaard processen. De financiering is veilig gesteld en processen worden adequaat ondersteund. Het beheer is misschien minder kwetsbaar dan vroeger, maar goedkoper is het beheer niet geworden.
Als gevolg van de toenemende complexiteit heeft het SIS een prominente plek in het informatielandschap van de instelling verworven. Het wisselt gegevens uit met een keur aan applicaties, zowel binnen als buiten de muren van de instelling (Studielink, BRON etc.).
Als we kijken naar de dienstverlening richting docenten en studenten dan is hun wereld door de komst van een modern SIS niet wezenlijk veranderd. Zij zijn nog altijd geen gebruikers van het SIS en de voorbeelden van op de doelgroep toegespitste informatievoorziening zijn nog beperkt. Een app voor bijvoorbeeld studenten met zinnige (schrijf)diensten is nog altijd een zeldzaamheid.
Er zijn stappen voorwaarts gemaakt met een betrouwbare verwerking binnen de applicatie. De uitwisseling van informatie tussen applicaties verloopt alleen nog te vaak op een traditionele manier (point-to-point). Als de instelling al een broker (in de volksmond ook wel ESB – Enterprise Service Bus) heeft, lukt het vaak niet de bouw van koppelingen substantieel te versnellen. Interfacing en selfservices blijven daardoor voor instellingen tijdrovend en duur.
Scherp gesteld zitten we in een situatie waarbij de business complex is en nog complexer wordt en de eisen van de gebruikers toenemen. Er is weliswaar een SIS waarin de administratie correct verloopt maar we zijn onvoldoende in staat de informatievoorziening tussen applicatie goed te beheersen.
Mijn advies
Het is de hoogste tijd om juist deze witte vlek in de informatievoorziening aan te pakken. De oplossing is niet: “meer functionaliteiten aan het SIS toevoegen”. Je kunt beter minder investeren in SIS-en en meer aandacht besteden aan het meer “agile” maken van het landschap als geheel. Als we in staat zijn sneller dan nu koppelingen te ontwikkelen tussen standaard systemen die betrouwbaar en goed te beheren zijn, komt een volgend volwassenheidsniveau in beeld.
Een plan ontwikkelen waarbij de uitwisselbaarheid van gegevens centraal staat (technisch maar ook voor wat betreft gegevensdefinities) is een logische volgende stap. Als de instelling een broker heeft of overweegt erin te investeren, dan is mijn advies deze kennis als strategisch te beschouwen. Kennis en kunde over het uitwisselen van gegevens tussen applicaties, portalen en apps zijn cruciaal. Besteed het daarom niet uit, maar maak het het domein van high-skilled, interne medewerkers.