Bijna alle Nederlandse Hoger onderwijsinstellingen vragen zich momenteel af: Wat te doen met Blackboard?! Wetgeving verplicht de instellingen een aanbesteedbare visie te formuleren. Veel instellingen hebben die plicht aangegrepen om zich een dieperliggende vraag te stellen: wat te doen met de DL(W)O?! Wij geven 5 tips voor het opstellen van een visie hierover en het selectietraject dat daaruit volgt.
Tip 1
Doe niet te lang over de keuze tussen “best of breed” of “all-in one”….
Het verschil tussen deze twee uitersten is op papier groot. Immers, bij een best of breed-oplossing is het uitgangspunt een groot aantal verschillende oplossingen, die, elk apart beheerd, aan elkaar worden gekoppeld. Dit om alle door het onderwijs gevraagde functionaliteiten te kunnen bieden. Bij een all-in one oplossing is de suggestie dat 80% van de gevraagde functionaliteit via één en dezelfde applicatie kan worden geboden.
Waarom geven we dan toch het advies om niet te lang te doen over de een keuze voor één van beide oplossingen? Omdat de meeste moderne (al-in one ) LMS-en bestaan uit modules die aan elkaar te koppelen zijn en bovendien zijn gebaseerd op zogenaamde open standaarden. Hierdoor koppelen ze makkelijk met andere applicaties. Het zijn dus geen gesloten applicaties meer. Maar een nog belangrijker argument is misschien wel dat de meeste moderne LMS-en het grootste deel van de functionele behoefte vanuit het onderwijs al afdekken. Die paar (zeer specifieke) functionaliteiten die een onderwijsinstelling daarnaast wenst, kunnen vervolgens alsnog via een open technische koppelstandaard samen met het LMS worden gebruikt.
Op dit moment zijn er grofweg vier “echte” multi-functionaliteit”-LMS-en op de markt. Het grote verschil tussen die LMS-en is niet de geboden functionaliteit, maar de mate waarin die LMS-leveranciers zich presenteren als een businesspartner. Daarnaast bestaan er grote verschillen in de beleving van de gebruikersvriendelijkheid van de verschillende LMS-en. Het advies is om met name naar die aspecten te kijken bij de selectie.
Tip 2
Denk vanaf het eerste moment van visie-vorming na over de relatie tussen blended learning, de DLO (en LMS) en de organisatie van docent-ondersteuning.
In de meeste visiedocumenten wordt stilgestaan bij onderwijsinnovatie en de belangrijke rol die blended learning of e-learning daarbij kan spelen. Vernieuwingen in de DLO, met name van LMS-en hoort bij dit onderwerp. Minstens zo belangrijk is het om na te gaan op welke manier docenten met dit onderwerp worden geconfronteerd. Er is vaak een kloof tussen de innovatieve ideeën en uitgangspunten van de visievormers en de dagelijkse praktijk waar docenten mee te maken hebben. Docenten zijn meestal al geholpen met voorzieningen “die het gewoon goed doen”. Ze voelen nog een flinke afstand tot het toepassen van high end blended learning oplossingen. Om deze kloof te dichten, is het erg belangrijk om structurele docentsupport te organiseren. Te denken valt aan het optimaliseren van functioneel beheer en het aanstellen van ICT&O deskundigen die didactiek, ICT oplossingen en het specifieke vak bij elkaar brengen.
Veel moderne LMS-en zijn veel intuïtiever dan de oude generatie. Dat betekent echter nog niet dat docenten dan dus de tijd hebben of nemen om zich te verdiepen in alle mogelijkheden van de vernieuwde DLO. Wilt u een hoge adoptiegraad van nieuwe systemen en daarmee succesvolle selectie- en implementatieprojecten van de DLO? Dan is docentondersteuning, tijdens en structureel na afloop van het project, een randvoorwaarde. Geef ondersteuning in de visievorming en de projectplannen dus een hoge prioriteit.
Tip 3
Laat je niet gijzelen door de keuze voor een BVP (Best Value Procurement) of “klassieke” aanbesteding.
De keuze voor het type selectieproces is belangrijk. Er zijn immers grote verschillen tussen een BVP en een klassieke aanbesteding. De markt van de LMS-en is redelijk overzichtelijk. Er zijn grofweg vier of vijf aanbieders van (all-in one) LMS-en, allen gebaseerd op open technische standaarden. Veel instellingen hebben in hun onderwijsvisie aangegeven een zogenaamd kern-LMS te zoeken, dat te koppelen is aan losse toepassingen met specifieke functionaliteit. Ook voor dat kern-LMS komt men dan waarschijnlijk weer uit bij die vier of vijf grote LMS leveranciers.
Er zijn situaties waarin een BVP-aanbesteding de voorkeur heeft. Zoals bijvoorbeeld in deze twee gevallen:
- De instelling roept bij de vraag: “Wat past het beste bij mij?” hulp vanuit de markt in, waarbij marktpartijen meedenken met de instelling over het bij elkaar brengen van vraag en aanbod. De BVP is een goed alternatief als het erg ingewikkeld is om zelf een pakket van eisen en wensen samen te stellen. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat niet scherp is wat de markt allemaal te bieden heeft en eisen en wensen binnen de instellingen ver uit elkaar liggen.
- De instelling zet in op zeer innovatief en onderscheidend onderwijs (bijvoorbeeld: alles online of alles flipped) en is niet goed op de hoogte van de mogelijkheden die de markt daarvoor biedt.
Stel uzelf bij de keuze voor een aanbestedingsroute (BVP of klassiek) dus de volgende vragen:
- Stuurt de onderwijsvisie aan op uitgesproken specifiek innovatief onderwijs? Dan past BVP wellicht beter.
- Is de visie meer gericht op “de basis op orde”? Dan passen zowel een klassieke aanpak als BVP.
Ook in een klassieke aanbestedingsprocedure kunt u uitgebreid toetsen of een leverancier bij uw instelling en onderwijsvisie past door de gebruikersbeoordelingen en beoordelingen van de visie van de leverancier op (toekomstig) onderwijs te checken.
Tip 4
Haal requirements op in de organisatie, door te vragen naar het proces, niet naar eisen en wensen aan een systeem.
Om inzicht te krijgen in de eisen en wensen aan een systeem, is het gebruikelijk de gebruikers ernaar te vragen. Docenten en studenten geven graag op zeer gedetailleerd niveau aan welke eisen en wensen zij hebben voor een nieuw systeem. Het gevaar hiervan is echter dat er een lijst met honderden requirements ontstaat. En is die informatie wel de nuttigste informatie om op te halen? Wij denken van niet. Het is effectiever om docenten en studenten te vragen naar het proces dat zij doorlopen (Wat doen ze je nu eigenlijk precies? en: Hoe doceert een docent het liefst?). Een ervaren pakketselectiespecialist kan die procesbeschrijvingen, in combinatie met de onderwijsvisie, prima vertalen naar een eisen- (en wensen-) pakket. Als detail-eisen en wensen van groot belang zijn voor een aantal gebruikers, kan, als het LMS dat niet levert, via een koppeling met een specifieke applicatie alsnog aan die wensen worden tegemoetgekomen.
Voor een selectieproces, al dan niet via aanbesteding, is het noodzakelijk dat de leverancier weet in welke context functionele eisen en wensen zijn ontstaan. Onderdruk de verleiding om te eisen hóe een leverancier functionaliteit moet bieden. Het is nuttiger is van hen te verlangen dát zij functionaliteit bieden. Maak daarbij wel onderscheid tussen functionele eisen en wensen en non-functionele of technische eisen en wensen. Voor deze laatste categorie geldt dat het wel relevant kan zijn hoe functionaliteit wordt aangeboden.
Naast noodzakelijke input voor het selectieproces zorgt een requirementsronde ervoor dat grote aantallen beoogde eindgebruikers betrokken raken bij het project. Ook biedt het projectteam een podium om aan veel personen toe te lichten wat het doel en wat de planning van het project is. Ons advies is daarom om een requirementsronde op te tuigen onder grote groepen gebruikers.
Tip 5
Maak in je aanpak onderscheid tussen early adopters en de andere beoogde gebruikers.
Zoals we ook al zeiden bij Tip 2, is naar alle waarschijnlijkheid 80% van de beoogde docenten niet erg geïnteresseerd in alle nieuwe innovatieve mogelijkheden van een nieuwe systeem. Zij hopen vooral op een systeem “dat het gewoon goed doet”. De basale functionaliteit moet werken, op een toegankelijke en snelle manier. Innovatie komt later wel.
Toch wil je als projectteam ook de early adopters, die juist de innovatieve mogelijkheden van het systeem willen inzetten, graag tegemoet komen. Het is immers van belang hen gemotiveerd te houden en, nog belangrijker, om hen betrokken te houden en zo te voorkomen dat zij een eigen koers gaan varen, weg van het instellingbrede LMS. Een oplossing is om de early adopters samen met het projectteam, innovatieve functionaliteiten te laten uitproberen via pilots. Parallel hieraan kunnen dan de basisfuncties worden ingericht voor de gehele doelgroep. Maak dus onderscheid in de eindgebruikers, en laat elke onderscheiden groep aan bod komen.
Wilt u meer informatie of advies over dit onderwerp?
Fundatis heeft veel ervaring met DL(W)O’s. Wilt u advies op dit gebied, neem dan contact op met Anne Floor Erdman via e-mail: annefloor.erdman@fundatis.nl, of via telefoonnummer: 06-204 215 39