Universiteit Gent, België
Rol Fundatis
Projectmanagement en advies. Fundatis was in dit project in de rol van projectleider eindverantwoordelijk voor het opstellen van een businesscase en het uitvoeren van een aanbestedingstraject voor online proctoring software. Daarnaast leverde Fundatis een adviseur voor de inhoudelijke begeleiding van het traject.
Projectbeschrijving
Toen de coronacrisis inzette en toetsen op locatie steeds moeilijker werd in verband met de nodige maatregelen, wilde de Universiteit Gent versneld meer online examens en minder on campus examens afnemen. Een belangrijke voorwaarde voor de uitvoering van online examens was de organisatie van toezicht op afstand om de kans op fraude te verkleinen. Daarom werd gestart met een traject om online proctoring software te selecteren. Via online proctoring software kan op afstand toezicht worden gehouden bij de afname van tentamens, bijvoorbeeld via de webcam en microfoon van de deelnemer aan het examen. Een examen afnemen is hierdoor niet meer gebonden aan een fysieke locatie en toetsen op afstand wordt mogelijk in combinatie met digitale toetssoftware.
Resultaat
Ter voorbereiding zijn alle belangrijke stakeholders binnen de organisatie actief betrokken. Aan de hand van de belangrijkste uitkomsten en de kennis en ervaring van trajecten bij andere instellingen in het hoger onderwijs is een businesscase opgesteld. Op basis van de business case is een aankoopstrategie en een programma van eisen opgesteld. In het programma van eisen is o.a. rekening gehouden met de gewenste functionaliteit, de technische eisen, de privacy en de security.
Vanuit de aanbestedingsstrategie en het programma van eisen is een onderhandse aanbesteding gestart, waar een aantal leveranciers op heeft gereageerd. Door middel van verschillende proefsessies waarin de online proctoring software van deze leveranciers is getest, is uiteindelijk gekozen voor de best passende leverancier op basis van de beste prijs/kwaliteits-verhouding. In overleg met de leverancier is succesvol gestart met de uitvoering van online examens met online proctoring.
Toon van Hoecke (Afdelingshoofd ICT, UGent) over Fundatis:
“Vanuit Universiteit Gent hadden wij wegens de coronacrisis de ambitie om te starten met de toepassing van online proctoring. Hierbij hadden we behoefte aan een partner om het project te leiden en tegelijkertijd de inhoudelijke kennis en expertise mee te brengen. Fundatis heeft beide rollen in het project goed weten te vervullen. Hierdoor is het gelukt om op basis van de juiste overwegingen in korte tijd te starten met online proctoring. “