Erasmus Universiteit Rotterdam
Rol Fundatis
Projectmanagement: Hora Finita
Projectbeschrijving
PhD kandidaten worden vanaf de registratie, gedurende het promotietraject tot aan de verdediging van het proefschrift begeleid door een online registratiesysteem. Binnen de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) en het Erasmus MC verlopen deze administratieve procedures via registratiesysteem Hora Finita. Alle processen met betrekking tot het promotietraject – toelating, voortgangsbewaking, indiening proefschrift en de voorbereiding op de verdediging – verlopen via dit systeem.
Het project Hora Finita fase II focuste zich op verdere verbetering van diverse zaken zodat promovendi goed kunnen worden gemonitord en de vastlegging op uniforme wijze plaatsvindt.
Resultaat
Het project bevatte vier stromen, met als doel het promovendi-volgsysteem leidend te maken in de monitoring van promovendi zodat het systeem daarmee alle informatie bevat die benodigd is voor interne sturing en externe verantwoording:
- Een ingericht & geïmplementeerd changemanagementproces en realisatie van openstaande wensen – behaald resultaat: changemanagementproces is ingericht en geïmplementeerd waarbij 138 verbeteringen in Hora Finita zijn gerealiseerd.
- Een ingerichte en geïmplementeerde beheerorganisatie – behaald resultaat: beheerplan geaccordeerd, geïmplementeerd en interventies gepleegd ter versterking van de beheerorganisatie (informatievoorziening, trainingen en verbetering communicatie).
- In gebruik name van promovendimonitoring ondersteuning door Hora Finita – behaald resultaat: verbetering monitoringfunctionaliteiten (inclusief koppeling met het studenteninformatiesysteem) die door alle faculteiten in gebruik is genomen.
- Diverse (technische) verbeteringen t.a.v. rapportages, HR Interface, HR-data, financiële data, archivering, gender neutraal maken van de berichten, Multi Factor Authenticatie, Back-up recovery en impact van de nieuwe VSNU “Healthy PhD Policy” -behaald resultaat: alle verbeteringen zijn – conform afspraak – gerealiseerd.
Al deze verbeteringen hebben er voor gezorgd dat de EUR en het Erasmus MC klaar zijn voor promovendimonitoring via Hora Finita. Dit geeft een goede basis waarmee de instelling de komende jaren verder kan bouwen aan de promovendimonitoring.