Universiteit Gent, België


Rol Fundatis

Projectmanagement en advies bij aanbesteding en implementatie.

Projectbeschrijving

Universiteit Gent was op zoek naar een leermanagementsysteem dat beter aan zou sluiten bij de vraag van lesgevers en studenten en de ontwikkelingen in het hoger onderwijs. Daarom werd besloten om over te gaan op een gebruiksvriendelijk, intuïtief, toekomstvast en goed te koppelen marktproduct. Fundatis werd gevraagd om de aanbesteding en implementatie voor dit leermanagementsysteem te begeleiden in de rol van projectmanager en adviseur.

In de eerste fase werd de aanbesteding voor het leermanagementsysteem begeleid. Fundatis zorgde er hierbij voor dat in afstemming met het projectteam en de stuurgroep werd bepaald wat de inkoopstrategie moest zijn en aan de hand van welke gunningscriteria de gunning zou moeten plaatsvinden. Het programma van functionele eisen werd in samenwerking met lesgevers, studenten en de ICT-afdeling vastgesteld en de technische eisen in samenspraak met de ICT-afdeling.

In de tweede fase werd het leermanagementsysteem geïmplementeerd. Hierbij is gekozen voor een gefaseerde implementatie. Voor de technische implementatie werd geanalyseerd welke functionaliteiten nog ontbraken en werd daar een passende oplossing voor gezocht. Voor de veranderkundige implementatie werden onder andere instructiematerialen geschreven, trainingen gegeven en overleggen met gebruikers georganiseerd.

Resultaat

De aanbesteding heeft geleid tot de best passende oplossing voor Universiteit Gent, waarbij een leermanagementsysteem is geselecteerd dat qua functionaliteiten en gebruiksgemak goed voldoet aan de vraag van lesgevers en studenten. De implementatie heeft door de ondersteuning, communicatie en het betrekken van docenten en studenten geleid tot een instellingsbrede acceptatie van het leermanagementsysteem.