Universiteit Leiden


Rol Fundatis

Advies: uitvoeren doorlichting roosterdomein en opstellen advies over projectdefinitie.

Projectbeschrijving

Binnen het programma ‘Harmonisatie Onderwijslogistiek’ van de Universiteit Leiden worden de onderwijslogistieke processen, informatiestromen en systemen beter op elkaar afgestemd. Het beoogde resultaat van het programma is onder meer een positief effect op student-tevredenheid door gepersonaliseerd onderwijs: de student moet regie kunnen voeren op de eigen studie. Een goed ingerichte onderwijslogistiek is cruciaal voor het behalen van de doelen zoals hierboven benoemd. Veranderingen in de onderwijslogistiek gaan altijd verder dan processen, systemen en informatiestromen en kennen belangrijke veranderkundige aspecten die impact hebben op de manier waarop medewerkers hun werk doen.

Fundatis heeft een doorlichting uitgevoerd van het roosterdomein. Vraagstuk hierbij was hoe de beschikbare ‘resources´, die betrokken zijn bij het roosterproces, beter benut kunnen worden: een goed voorbeeld van procesoptimalisatie. Dat gaat zowel om mensen, ruimtes als tijd. Het roosterproces is een typisch voorbeeld van een keten waarbinnen vele betrokkenen binnen de Universiteit Leiden betrokken zijn.

Alle relevante stakeholders zijn betrokken via interviews, groepsgesprekken en een tweetal werkateliers. Met behulp van interactieve werkvormen zijn de ervaren problemen, gedroomde oplossingen en een prioritering hiervan boven water gehaald. 

Resultaat

Een door de stuurgroep van het programma ‘Harmonisatie Onderwijslogistiek’ geaccordeerd advies over de scope, tijdslijnen en inhoud van het op te starten project roostering. In dit advies zijn de belangen van alle betrokkenen zorgvuldig gewogen en zijn er behapbare en zinvolle acties opgenomen. Dit heeft tot een nieuwe procesinrichting, andere IT en een optimale verantwoordelijkheidsverdeling van betrokkenen binnen de keten geleid.