Hogeschool van Amsterdam
Rol Fundatis
Fundatis heeft verschillende experts geleverd in het kader van het programma ‘Goed Georganiseerd Onderwijs’: de programmamanager, de projectleider curriculum voorbereiding en de projectleider MijnHvA student.
Projectbeschrijving
De Hogeschool van Amsterdam (HvA) is eind 2018 gestart met een hogeschoolbreed, meerjarig veranderprogramma gericht op de organisatie van het onderwijs. De HvA constateerde dat de onderwijsondersteuning lange tijd onvoldoende afgestemd en ingericht was op het belang van de student en medewerker. Versnipperde processen met veel variatie en onduidelijke kaders waren niet goed te ondersteunen en leidden tot veel handwerk, met inefficiënte processen en foutgevoeligheden als gevolg. De HvA sprak de ambitie uit om te groeien tot een organisatie met goed ingerichte onderwijslogistieke processen waarbij (toekomstig) flexibel en persoonlijk onderwijs en informatievoorziening voorop stonden.
Het programma, dat de naam ‘Goed Georganiseerd Onderwijs’ (GGO) kreeg, zorgde ervoor dat medewerkers en studenten samen de wens verwezenlijkten om het onderwijs beter te organiseren. Het programma focuste zich daarbij niet alleen op de informatievoorziening maar had een brede focus met aandacht voor de benodigde verandering van de cultuur, kaders en besturing, processen én systemen. Het doel was om de student passende en goede onderwijsfaciliteiten te bieden waardoor studenten meer regie krijgen over hun leerproces. Het GGO programma ging in beginsel over al het onderwijs en alle studenten en daarmee ook over cursorisch onderwijs.
Zeven projecten voor verandering
Binnen het programma GGO startten zeven afzonderlijke projecten met een eigen projectleider, scope en planning. De projecten zijn gericht op het verbeteren van de afzonderlijke procesdomeinen om uiteindelijk bij te dragen aan het succes van het programma als geheel:
- Project 1: curriculum voorbereiden;
- Project 2: aanmelden onderwijs;
- Project 3: roosteren;
- Project 4: MijnHvA student;
- Project 5: minoren;
- Project 6: contractonderwijs;
- Project 7: inzetplanning.
De twee projecten waarvan Fundatis de projectleiding heeft verzorgd worden hieronder kort toegelicht.
Uitgelicht: project curriculumvoorbereiding
Het project curriculumvoorbereiding is gericht op het verkrijgen van ‘één systeem, één proces’. Om het proces van curriculum ontwikkelen, organiseren en publiceren te ondersteunen, werd een formeel aanbestedingstraject gestart.
Fundatis verzorgde allereerst een marktconsultatie om de verschillende mogelijkheden van de markt te onderzoeken. Vervolgens is een programma van eisen opgesteld waarin de belangrijkste voorwaarden van de HvA zijn verzameld. Tot slot is de verwerving gestart en uiteindelijk is een passend systeem geselecteerd. Naast de technische implementatie, is door het projectteam vooral aandacht besteed aan een toekomstbestendig procesontwerp waar zowel docenten als ondersteuners goed mee uit de voeten kunnen.
Resultaat
Door het nieuwe systeem en het hernieuwde proces is de kwaliteit van de ondersteuning bij het voorbereiden van het curriculum aanzienlijk verbeterd en de administratieve lasten voor docenten verminderd.
Uitgelicht: project MijnHvA student
Informatievoorziening wordt door studenten en docenten van de HvA door de jaren heen matig gewaardeerd. Het project MijnHvA student heeft als doel gesteld om de digital user experience in het organiseren en ondersteunen van het onderwijs voor de student te optimaliseren door middel van een gepersonaliseerd, gebruiksvriendelijk en veilig studentenportaal. De directe resultaten:
- Eén gebruiksvriendelijk MijnHvA voor het gebruiken en raadplegen van onderwijsinformatie en diensten, voor studenten;
- Eén ondersteunende organisatie en duidelijke governance (duurzaam bestuur, onderhoud en beheer, incl. doorontwikkeling) met betrekking tot het studentenportaal.
Fundatis zorgde voor een projectplan in nauwe samenwerking met de verschillende stakeholders binnen de HvA om tot een zo compleet mogelijk toekomstbeeld te komen van het gewenste portaal en (toekomstige) functionaliteiten. Studenten hebben een sleutelrol gespeeld bij de totstandkoming van deze visie: werkstudenten waren onderdeel van het designteam die in de vorm van verschillende mock-ups de verschillende wensen zichtbaar hebben gemaakt. Vervolgens heeft een professionele UX-ontwerper een klikbaar prototype ontwikkeld, wat de wensen en behoeften van studenten visualiseerde.
Met deze stip op de horizon werd een duurzaam productteam in de lijnorganisatie opgezet dat op agile wijze het vernieuwde MijnHvA voor studenten (blijvend door)ontwikkelde. Gedurende het project werden studenten in verschillende rondes ingezet om de gebruiksvriendelijkheid van het studentenportaal te testen en feedback te geven.
Resultaat
- Een gebruikersvriendelijk MijnHvA voor studenten met de belangrijkste studie-informatie (zoals het rooster, cijfers, nieuws/mededelingen, link naar de digitale leeromgeving) op één plek;
- Een duurzaam agile productteam dat het vernieuwde MijnHvA doorontwikkelt en inspeelt op wensen, behoeften en trends van studenten en organisatie.