Albeda
Rol Fundatis
Quality assurance en advies ten behoeve van de aanbesteding van een nieuw leermanagementsysteem (LMS) en de voorbereiding van de implementatie .
Projectbeschrijving
Albeda heeft een visie op en aanpak voor het moderniseren van haar digitale leeromgeving (DLO) opgesteld. Belangrijk onderdeel van deze modernisering is de aanschaf en ingebruikname van een nieuw, instellingsbreed te gebruiken, LMS. Om tot deze aanschaf te komen is het nodig een Europese aanbesteding uit te voeren. Een intern projectteam is aangesteld om de voorbereidingen voor deze aanbesteding te treffen.
Het doel was om voor het eind van de zomervakantie van 2021 de aanbestedingsdocumentatie gereed te hebben, zodat de aanbestedingsdocumentatie in het najaar van 2021 kon worden gepubliceerd, en begin 2022 kan worden gestart met de implementatie van het nieuwe LMS, zodanig dat per september 2022 een (deel van) het onderwijs het nieuwe LMS in gebruik kan nemen.
Het projectteam had zich goed voorbereid en had onder andere door de lessons learned van andere instellingen een goed beeld bij de te doorlopen stappen. Toch bleek het projectteam behoefte te hebben aan advies gedurende het aanbestedingstraject, met name gezien de ambitieuze planning en het feit dat aanbestedingstrajecten risico’s kennen. Als expert op het gebied van LMS-aanbestedingen en -implementaties is Fundatis gevraagd om de volgende werkzaamheden uit te voeren:
- Het adviseren van het projectteam ten aanzien van het aanbestedingsproces (zowel inhoudelijk als procedureel);
- Het meeschrijven aan en reviewen van de aanbestedingsdocumentatie, en eventuele interne projectdocumenten;
- Adviseren over en reviewen van het plan van aanpak en de strategie voor de implementatie van het LMS die na gunning zal starten. Keuzes ten aanzien van de implementatieaanpak en -strategie hebben immers invloed op de aanbestedingsdocumentatie.
Resultaat
Albeda heeft een succesvol aanbestedingstraject doorlopen dat uiteindelijk heeft geresulteerd in de selectie van een LMS waarmee het onderwijs voorbereid is op de toekomst. Het advies vanuit Fundatis (‘critical friend’) heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de snelheid, effectiviteit en kwaliteit van het selectietraject. Daarnaast heeft de kennis en ervaring over de implementatie van dergelijke systemen de instelling goed voorbereid voor de fase na aanbesteding.