Vrije Universiteit Amsterdam


Rol Fundatis

Projectmanagement: visievorming, verwerving en implementatie.

Projectbeschrijving

De doelstelling van het project was het realiseren van een gebruiksvriendelijke digitale leeromgeving voor studenten en een effectieve werkomgeving voor docenten. Uit de aanbesteding, waarbij veel aandacht uitging naar gebruiksvriendelijkheid en innovatie, kwam Canvas als beste uit de bus. De implementatie die volgde op de visie en aanbesteding startte in januari 2017. Al in september 2017 werd de oude leeromgeving buiten werking gesteld en startte de hele VU, alle docenten en studenten, met het gebruik van Canvas.

De relatief korte doorlooptijd van het implementatieproject vereiste een strak ingericht project met korte lijnen tussen stuurgroep, projectgroep en facultaire vertegenwoordigers. Het projectteam was daarbij eerder klein te noemen dan groot. Het besluitvormingsproces tussen projectteam, stuurgroep, IT en klantorganisatie was van hoge kwaliteit. De inspraak werd georganiseerd rondom korte beslisdocumenten. In lijn met de trend in modern onderwijs is ook gekozen voor een ‘blended’ veranderaanpak. Na drie maanden is binnen Canvas een online cursus opengesteld voor alle docenten van de VU. Alle docenten van de VU zijn cursist in deze ‘Getting to know Canvas’ cursus. Daarnaast zijn kleinschalige trainingen gestart waarbij docenten onder facultaire begeleiding hun onderwijs voorbereiden.

Resultaat

Door zowel in de visiefase als tijdens de aanbesteding studenten, docenten en ondersteuners binnen de VU intensief te betrekken is het gelukt een vliegende start te maken. Binnen het relatief kleine projectteam heerste een prettige hands-on mentaliteit, waarbij de leden ruimte kregen om te groeien in verantwoordelijkheden. Elke faculteit had één facultaire Canvascoördinator die zowel regulier als niet-regulier onderwijs ondersteunde. De resultaten zijn zeer positief. De studenten en docenten zijn overwegend tevreden en de verwachting is dat de nieuwe leeromgeving een succes gaat worden.

Erna Klein Ikkink (directeur Student- en Onderwijszaken, VU) over Fundatis:

Erna Klein Ikkink

“Een project met een gezond ritme, dat mooie resultaten behaalt en waarbij ook de eigen medewerkers de kans krijgen zich te ontwikkelen – wie wil dit niet? Bij dit project zijn deze resultaten behaald door een uitgekiende combinatie van een gedegen voorbereiding maar ook met lef in de uitvoering. Op de VU hebben wij de nodige ervaring met Fundatis projectleiders. Wij werken graag met Fundatis omdat ze de inhoud niet schuwen, mij als opdrachtgever goed aangesloten houden en de grote lijnen niet uit het oog verliezen.”

Lees de expertise die hoort bij deze case